Google 日曆顏色設定全攻略:共享日曆改色技巧大公開
大家好!今日同大家分享一個好實用嘅Google日曆功能 — 點樣為共享日曆設定顏色。我相信好多香港打工仔同我一樣,每日都要用Google Calendar嚟管理行程,特別係要同團隊共享日程嗰陣,顏色管理就更加重要啦!下面我會詳細講解點樣幫共享日曆改顏色,等你可以更有效率咁管理你嘅時間!
點解要為共享日曆改顏色?
首先講下點解我哋要特登為共享日曆設定顏色。其實Google日曆本身預設咗幾種顏色俾我哋揀,但係當你同幾個唔同團隊或者部門共享日曆嗰陣,如果全部用同一隻色或者隨機顏色,真係會睇到頭都大!
顏色分類嘅好處:
- 一望就知道邊個活動屬於邊個範疇(例如工作、家庭、個人)
- 可以快速識別緊急程度(例如用紅色標示重要會議)
- 團隊協作時更容易分辨唔同成員嘅日程
- 視覺上更有條理,減少混淆
我記得有次公司搞大型活動,成team人共用一個日曆,但冇set顏色分類,結果成版都係藍色,搞到成日睇錯活動所屬部門,真係好麻煩!自從學識咗點樣自訂顏色之後,工作效率真係高咗好多。
基本教學:點樣改Google日曆顏色?
桌面版設定方法
步驟一:開啓Google日曆網頁版 (calendar.google.com)
步驟二:喺左手邊會見到你所有嘅日曆列表,包括你自己嘅同共享嘅日曆
步驟三:搵到你想改顏色嘅共享日曆,將滑鼠hover喺個名上面,會彈出一個選單
步驟四:點擊個「三點」更多選項按鈕
步驟五:選擇「顏色」,然後從彈出嘅調色板中揀你想要嘅顏色
步驟六:如果你想用自訂顏色,可以點擊「+自訂顏色」,會彈出進階調色板俾你揀更精確嘅顏色
重要提示:如果你改嘅係共享日曆,所有有權限睇呢個日曆嘅人都會見到你改嘅顏色。不過每個人可以根據自己嘅喜好再調整,唔會影響其他人嘅顯示設定。
手機App設定方法
好多香港人都鍾意用手機app管理日程,所以都要講下點樣喺手機set顏色:
Android/iOS步驟:
1. 打開Google日曆App
2. 點擊左上角「三」菜單圖示
3. 喺日曆列表中長按你想改嘅共享日曆
4. 選擇「顏色和標籤」
5. 揀你想要嘅顏色
6. 按「完成」儲存設定
特別注意:手機版嘅顏色選擇可能比網頁版少,如果想用更多顏色,建議用網頁版設定。
進階技巧:共享日曆顏色管理策略
淨係識得改顏色唔夠㗎,點樣有效運用顏色管理先係關鍵!以下分享幾個我嘅實用心得:
1. 按部門/團隊分類顏色
如果你管理緊一個大團隊,可以為唔同部門設定唔同色系:
- 市場部:紅色系
- 技術部:藍色系
- 財務部:綠色系
- 行政部:黃色系
咁樣一打開日曆,即時知道邊個活動係邊個部門負責,開會前準備都容易啲!
2. 按活動類型分色
另一個好用嘅方法係按活動性質分類:
- 會議:深藍色
- 截止日期:紅色
- 培訓/學習:紫色
- 私人行程:淺灰色
3. 按優先程度分色
重要嘅活動可以用鮮豔顏色,普通嘅就用柔和啲嘅色:
- 緊急重要:紅色
- 重要不緊急:橙色
- 普通:綠色
- 低優先:灰色
4. 顏色對比度考慮
揀顏色時要考慮埋對比度,特別係當幾個日曆嘅活動撞咗時間嘅時候。如果兩隻色太接近,會好難分辨。例如:
- 避免同時用淺藍同淺綠
- 深色同淺色交替使用會更清晰
常見問題解答
Q1: 改完顏色點解同事見到嘅仲係舊色?
A: Google日曆嘅顏色設定係跟帳戶嘅,即係你改咗你自己睇到嘅顏色,唔會影響其他人嘅顯示。如果成個團隊想統一顏色,要各自喺自己帳戶設定。
Q2: 共享日曆可唔可以用自訂顏色?
A: 可以㗎!喺顏色選擇入面,最底有個「+自訂顏色」選項,可以自己調校心目中嘅顏色,甚至輸入HEX色碼都得。
Q3: 點解我改唔到某個共享日曆嘅顏色?
A: 有幾個可能原因:
1. 你只有「查看」權限而冇「修改」權限
2. 個日曆係由其他組織管理嘅(例如公司IT部設定嘅公司日曆)
3. 日曆擁有者限制咗修改權限
Q4: 顏色設定會唔會同步到手機?
A: 會嘅!無論你喺網頁版定手機app改顏色,都會同步到所有裝置。不過有時同步可能需要幾分鐘時間。
Q5: 最多可以為幾多個日曆設定獨立顏色?
A: Google冇明確限制,理論上你可以為每一個日曆設定唔同顏色。不過建議保持簡單,太多顏色反而會造成混亂。
專業貼士:提升工作效率嘅顏色心理學
其實顏色唔止用嚟分類,仲可以影響工作效率㗎!以下係幾個小貼士:
- 紅色:提升緊迫感,適合重要deadline,但唔好太多,會造成壓力
- 藍色:幫助冷靜思考,適合創意會議同策略規劃
- 綠色:有舒緩效果,適合長時間工作時段
- 黃色:提神醒腦,適合brainstorming時段
- 灰色:減少注意力,適合放低優先度嘅活動
我嘅做法係將朝早最重要嘅會議set做藍色,等自己保持頭腦清醒;下晝啲例行公事就用綠色,減輕工作疲勞;deadline就用紅色提醒自己。
其他實用功能:顏色標籤配合技巧
Google日曆嘅顏色功能仲可以同其他功能一齊用,發揮更大效用:
1. 配合日曆圖層
你可以選擇顯示或隱藏某啲顏色嘅日曆,咁樣當你專注某類工作時,可以暫時隱藏其他唔相關嘅活動。
2. 配合搜尋功能
喺搜尋欄輸入「color:red」,可以快速搵到所有紅色標記嘅活動,好適合準備會議時快速檢視重要事項。
3. 配合任務清單
Google Tasks都可以設定顏色,可以同日曆顏色配合使用,打造統一嘅時間管理系統。
總結
學識點樣為Google日曆嘅共享日曆設定顏色,真係可以大大提升工作效率同團隊協作!記住以下要點:
- 顏色設定位置:日曆列表 > 三點按鈕 > 顏色
- 手機同網頁版都可以改顏色
- 顏色選擇跟帳戶,唔會影響其他人
- 善用顏色分類策略(部門/類型/優先度)
- 考慮顏色心理學對工作效率嘅影響
希望呢篇教學幫到大家更有效率咁管理日程!如果你有更多Google日曆使用問題,歡迎留言討論。記住,一個組織得好好嘅日曆,就係成功時間管理嘅第一步!