Google行事曆共用全攻略：點樣輕鬆安排團隊會議？
1. 前言：點解要學識Google行事曆共用？
喂，各位香港打工仔！有冇試過成日要同同事夾時間開會，但係又成日撞期，搞到頭都大埋？📅 咁你就一定要學識點樣用Google Calendar（Google行事曆）嘅共用功能啦！我哋成日講「時間就係金錢」，識得善用Google行事曆共用，唔單止可以節省你同團隊嘅時間，仲可以令工作更加有效率㗎！
Google行事曆嘅共用功能真係勁方便，無論係安排團隊會議、協作項目定係管理家庭活動，都可以輕鬆搞掂。今日我就同大家詳細講解點樣用Google行事曆嘅共用功能，特別係點樣同團隊成員一齊安排會議，等大家以後開會唔使再左夾右夾，慳返唔少時間！
2. 點樣設定Google行事曆共用俾團隊成員？
2.1 基本設定步驟
首先，等我教大家點樣設定Google行事曆嘅共用權限：
- 開啟Google行事曆 ：用你嘅Google帳戶登入 calendar.google.com
- 搵到要共用嘅行事曆 ：喺左邊「我的日曆」區域，揀你想共用俾人嘅行事曆（通常係你嘅主日曆）
- 開啟共用設定 ：撳個行事曆旁邊嘅三個點點 ⋮ ，然後揀「設定和共用」
- 新增共用對象 ：向下滾動到「與特定使用者共用」部分，撳「新增使用者」
- 輸入對方電郵 ：打你想共用俾嘅人嘅電郵地址
- 設定權限 ：揀適當嘅權限級別（下面會詳細解釋）
- 儲存設定 ：撳「傳送」按鈕
2.2 權限級別解說
當你共用行事曆時，有幾個唔同嘅權限可以揀，千期唔好搞錯：
- 查看所有活動詳情 ：對方可以睇晒你行事曆入面所有嘢，包括活動標題、地點、描述等
- 只查看空閒/忙碌狀態（隱藏詳情） ：對方只會見到你邊段時間係忙定係得閒，但睇唔到具體做乜
- 變更活動 ：對方可以新增、修改或者刪除你行事曆上面嘅活動
- 變更權限及共用 ：對方可以修改共用設定，包括新增其他使用者
對於一般團隊會議安排，我建議俾「變更活動」權限就已經足夠，除非係你嘅助理或者非常信任嘅同事，先至考慮俾「變更權限及共用」嘅權限。
3. 點樣透過共用行事曆安排團隊會議？
3.1 創建新會議
而家我哋嚟到最關鍵嘅部分——點樣實際用共用行事曆安排團隊會議：
- 打開Google行事曆 ，揀你想開會嘅日期同時間
- 撳「建立」按鈕 ，或者直接撳日曆上面嘅空白位置
- 填寫會議資料 ：
- 標題：打清晰嘅會議名稱（例如「Q3銷售策略會議」）
- 時間：設定開始同結束時間
- 重複：如果需要定期開會，可以設定重複頻率
- 地點：可以打實體地址或者加Google Meet連結
- 新增參加者 ：喺「來賓」欄位輸入團隊成員嘅電郵地址
- 設定通知 ：可以設定電郵提醒，等大家唔會忘記
- 儲存 ：撳「儲存」按鈕，然後揀「傳送」俾所有參加者
3.2 實用小技巧
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快速查看大家空閒時間 ：當你新增參加者後，Google行事曆會自動顯示每個人嘅空閒狀態（通常用綠色表示得閒，藍色表示忙碌）。善用呢個功能可以輕鬆揀個大家都得閒嘅時間！
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使用建議時間功能 ：Google行事曆有個好聰明嘅功能，可以分析所有參加者嘅行程，然後建議最合適嘅開會時間。撳「找時間」按鈕就可以用呢個功能。
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設定會議室/資源 ：如果你公司有使用Google Workspace，仲可以預約會議室或者其他資源（例如投影機），一齊加入會議邀請入面。
4. 進階共用技巧：團隊專用日曆
除咗個人行事曆共用，Google行事曆仲可以創建團隊專用嘅日曆，等成個團隊都可以共同管理同查看：
4.1 創建團隊日曆
- 喺Google行事曆左邊欄位，撳「+」號旁邊嘅箭嘴
- 揀「新增日曆」>「建立新日曆」
- 輸入日曆名稱（例如「Marketing Team Calendar」）
- 填寫描述同時區等基本資料
- 撳「建立日曆」
4.2 共用團隊日曆
創建好日曆之後，用返上面講過嘅方法設定共用：
- 揀新創建嘅團隊日曆
- 撳 ⋮ 然後揀「設定和共用」
- 喺「與特定使用者共用」部分新增團隊成員
- 設定適當權限（通常俾「變更活動」權限）
咁樣成個團隊就可以共同管理同查看呢個專用日曆，所有會議同重要日期都會集中喺一個地方，管理起上嚟方便好多！
5. 常見問題解答
5.1 對方收唔到我嘅共用邀請點算？
有時可能會遇到對方收唔到共用邀請嘅情況，可以試下以下解決方法：
- 檢查電郵地址 ：確保你輸入嘅電郵地址100%正確
- 檢查垃圾郵件箱 ：有時Google嘅通知會去咗垃圾郵件箱
- 重新傳送邀請 ：可以去行事曆設定度搵返個共用設定，撳「重新傳送」按鈕
- 直接傳送連結 ：你可以複製行事曆嘅共用連結，直接Send俾對方
5.2 點樣取消共用或者修改權限？
如果你想停止共用行事曆，或者修改某個人嘅權限：
- 去返行事曆嘅「設定和共用」頁面
- 喺「與特定使用者共用」部分搵到對應用戶
- 撳權限下拉選單修改，或者撳垃圾桶圖標移除對方
5.3 可唔可以共用俾冇Google帳戶嘅人？
可以！Google行事曆提供「公開」共用選項：
- 去行事曆「設定和共用」頁面
- 喺「存取權限」部分，揀「讓所有人都可以查看是否有空」
- 然後你可以複製「公開網址」或者嵌入碼，Send俾冇Google帳戶嘅人
不過要注意，咁樣做會令你嘅空閒/忙碌狀態公開俾任何人查看，所以一般只建議用喺對外公開發布嘅日程上。
6. 手機App上嘅操作
而家好多人都用手機處理工作，等我講埋點樣用手機App設定共用：
6.1 Android/iOS設定步驟
- 打開Google Calendar App
- 撳左上角三橫線菜單圖示
- 向下滾動到「我的日曆」，揀你想共用嘅日曆
- 撳日曆名稱旁邊嘅三個點點
- 揀「設定和共用」
- 向下滾動到「共用給特定使用者」，撳「新增使用者」
- 輸入電郵地址同設定權限
6.2 手機App安排會議
- 撳右下角嘅「+」號
- 揀「活動」
- 填寫會議資料
- 喺「來賓」欄位新增參加者
- 撳「完成」然後「傳送」
7. 結語：善用科技提升效率
睇到呢度，相信你已經掌握咗Google行事曆共用嘅基本同進階技巧！記住，科技嘅目的係幫我哋提升效率而唔係增加負擔。只要識得善用Google行事曆嘅共用功能，以後安排團隊會議就再唔係一件痛苦嘅事。
最後提提大家幾個重點： - 根據唔同嘅合作需求設定適當嘅權限 - 善用「找時間」功能快速搵到大家都得閒嘅時段 - 創建團隊專用日曆可以令協作更加順暢 - 手機App都可以做到大部分共用功能，隨時隨地管理行程
希望大家由今日開始，可以更加善用Google行事曆嘅共用功能，等自己同團隊嘅工作更加有效率！如果有任何問題，歡迎隨時再Search或者問吓身邊嘅IT同事啊！💪
