Google 共用日曆完全教學:由入門到精通
大家好!今次同大家深入講解Google共用日曆嘅使用方法,特別係針對香港用家常見嘅問題同應用場景。無論你係職場人士定係家庭主婦,Google共用日曆都可以幫你更好咁管理時間,同埋同其他人協作。下面我會由最基本嘅設定講起,再介紹進階功能,保證大家睇完就會用!
一、Google 共用日曆基本概念
首先,我哋要搞清楚乜嘢係Google共用日曆。簡單嚟講,就係一個可以同其他人一齊睇、一齊編輯嘅日曆系統。同普通嘅Google日曆最大分別就係可以畀多過一個人一齊用。
1.1 共用日曆嘅好處
- 團隊協作更方便 :同事之間可以清楚知道大家嘅行程安排
- 家庭計劃更輕鬆 :全家人都可以睇到家庭活動安排
- 活動提醒功能 :可以設定提醒,唔怕忘記重要約會
- 多人同時編輯 :唔使來回send email確認時間
1.2 適用場景舉例
- 公司部門安排會議
- 學校小組項目時間表
- 家庭成員共享活動日程
- 朋友約會計劃
- 社團活動安排
二、點樣建立共用日曆?
而家就等我一步步教你點樣建立屬於自己嘅共用日曆啦!
2.1 創建新日曆
- 首先登入你嘅Google帳戶
- 打開Google日曆(calendar.google.com)
- 喺左邊欄位搵到「我的日曆」旁邊嘅「+」號
- 點擊「建立新日曆」
- 輸入日曆名稱(例如「家庭日程」或者「ABC公司會議」)
- 可以填寫描述(Optional)
- 選擇時區(記得揀返「香港」)
2.2 設定共用權限
創建完日曆之後,最重要就係設定共用權限:
- 喺左邊欄位搵到新創建嘅日曆
- 點擊日曆名稱右邊嘅三個小點
- 選擇「設定和共用」
- 向下滾動到「存取權限」部分
- 點擊「與特定使用者共用」
- 輸入你想共用嘅人嘅email地址
- 選擇佢哋嘅權限級別:
- 可以管理、變更共用設定及新增人員 (最高權限)
- 可以變更活動
- 可以查看所有活動詳情
-
只能看到我有空/忙碌(隱藏詳情)
-
點擊「傳送」按鈕
小貼士 :如果你係公司用,建議設定幾個管理員,其他同事就畀「可以變更活動」嘅權限就得啦!
三、進階共用設定技巧
識得基本共用之後,我哋再學啲進階技巧,等你可以更靈活咁運用共用日曆!
3.1 公開日曆設定
如果你想將個日曆公開畀任何人睇(例如公司對外公佈嘅活動日程):
- 進入日曆設定
- 喺「存取權限」部分
- 勾選「公開此日曆」
- 選擇公開程度:
- 只能看到我有空/忙碌
- 可以看到所有活動詳情
注意 :公開日曆要小心私隱問題,最好唔好放私人約會上去!
3.2 透過連結分享日曆
有時你可能想分享畀一大班人,但又唔想逐個email輸入:
- 進入日曆設定
- 喺「存取權限」部分
- 點擊「取得可分享的連結」
- 選擇權限級別
- 複製生成嘅連結
- 將連結發送畀需要嘅人
3.3 設定預設提醒
為咗確保大家都唔會忘記重要活動,可以設定預設提醒:
- 進入日曆設定
- 向下滾動到「活動設定」
- 喺「預設通知」部分
- 點擊「新增通知」
- 選擇通知方式:
- 電子郵件
- 彈出式通知
- 設定提前多長時間通知(例如10分鐘前、1天前等)
四、日常使用技巧
建立好共用日曆之後,點樣更好咁利用佢呢?等我分享幾個實用技巧!
4.1 新增活動
- 喺日曆上點擊特定日期和時間
- 輸入活動名稱
- 設定開始同結束時間
- 選擇所屬日曆(如果有多個)
- 可以添加地點、描述等詳情
- 點擊「儲存」
進階技巧 :可以設定重複活動(例如每週會議),仲可以附加文件添!
4.2 查看他人日曆
如果你被邀請共用日曆,可以咁樣查看:
- 喺Google日曆左邊欄位
- 喺「其他日曆」旁邊輸入共用日曆嘅email地址
- 或者點擊「+」然後選擇「訂閱日曆」
- 輸入日曆ID或URL
4.3 顏色分類
多人共用日曆時,可以用唔同顏色區分:
- 喺左邊欄位搵到日曆名稱
- 點擊日曆旁邊嘅顏色方塊
- 選擇新顏色
建議 :可以為唔同類型活動設定唔同顏色,例如會議用紅色、私人約會用藍色等。
五、常見問題解答
以下係香港用家最常遇到嘅問題同解決方法:
5.1 點解我收唔到日曆通知?
- 檢查日曆設定中的通知設定
- 確保Google帳戶嘅電子郵件通知冇被過濾
- 檢查手機通知權限係咪允許Google日曆發送通知
- 試下重裝Google日曆App
5.2 點解我睇唔到人哋嘅共用日曆?
- 確認對方確實分享咗日曆畀你
- 檢查你係用正確嘅Google帳戶登入
- 試下喺日曆網頁版左邊搜索欄輸入日曆嘅email地址
- 可能網絡問題,試下重新整理頁面
5.3 點樣取消共用日曆?
如果你想停止共用:
- 進入日曆設定
- 喺「與特定使用者共用」部分
- 搵到想移除嘅使用者
- 點擊旁邊嘅「垃圾桶」圖標
- 確認移除
如果你想退出別人嘅共用日曆:
- 喺左邊欄位搵到該日曆
- 點擊日曆名稱旁邊嘅三個小點
- 選擇「取消訂閱」
六、手機App使用教學
而家好多人都用手機管理日程,等我講下點樣用手機App使用共用日曆!
6.1 Android手機設定
- 下載並安裝Google日曆App
- 登入你嘅Google帳戶
- 點擊左上角三橫線打開選單
- 向下滾動到「設定」
- 選擇「日曆設定」
- 可以管理共用日曆同通知設定
6.2 iPhone設定
- 從App Store下載Google日曆
- 登入Google帳戶
- 點擊左上角三橫線
- 選擇「設定」
- 選擇「日曆設定」
- 管理你嘅共用日曆
小貼士 :可以喺手機設定中允許Google日曆發送通知,咁就唔會miss任何提醒!
七、企業進階應用
對於公司使用,Google共用日曆有更多強大功能:
7.1 資源預約系統
可以設置會議室、投影儀等資源嘅日曆,方便預約:
- 管理員進入Google管理控制台
- 選擇「應用程式」>「G Suite」>「日曆」
- 點擊「資源」
- 新增公司資源(例如「201會議室」)
- 設定資源日曆
- 員工可以喺預約活動時順便預約資源
7.2 部門日曆管理
可以為每個部門建立獨立日曆:
- 為每個部門創建獨立日曆(例如「市場部日程」)
- 設定部門主管為管理員
- 部門成員有編輯權限
- 其他部門可以只有查看權限
7.3 假期日曆共享
HR可以建立公司假期日曆:
- 創建「公司假期」日曆
- 輸入全年公眾假期同公司特別假期
- 分享畀全公司員工
- 員工可以訂閱並與個人日曆合併顯示
八、私隱與安全設定
共用日曆好方便,但都要注意私隱保護:
8.1 敏感活動設定
對於私人約會或敏感會議:
- 創建活動時選擇「私人」而非「公開」
- 或者創建獨立嘅私人日曆
- 只分享畀必要嘅人員
8.2 定期檢查共用權限
建議每隔幾個月:
- 檢查每個共用日曆嘅權限設定
- 移除已經唔需要存取嘅人員
- 更新過期嘅分享連結
8.3 兩步驗證
為咗防止帳戶被盜用:
- 啟用Google帳戶嘅兩步驗證
- 定期更改密碼
- 唔好喺公共電腦記住登入狀態
九、替代方案比較
雖然Google共用日曆好強大,但都有其他選擇:
9.1 Microsoft Outlook日曆
適合: - 公司已經用緊Office 365 - 需要同Outlook郵件深度整合
9.2 Apple日曆
適合: - 全Apple生態系統用戶 - 家庭共享簡單方便
9.3 其他第三方日曆
例如Timetree、Any.do等: - 有更多社交功能 - 界面可能更user friendly - 但整合性通常冇Google日曆咁好
十、總結
Google共用日曆係一個強大又免費嘅協作工具,無論係工作定係生活都可以幫我哋更好咁管理時間。只要跟住上面嘅步驟設定,你就可以輕鬆同同事、家人或朋友共享日程。記住要定期檢查共用設定,確保私隱安全。
最後提提大家,科技工具只係輔助,最重要嘅仲係養成良好嘅時間管理習慣。希望呢篇教學幫到你哋更有效率咁運用時間!如果有任何問題,歡迎留言討論~