Google共用日曆全攻略:權限設定、實用技巧大公開
今日我哋就嚟深入講解Google共用日曆嘅各種設定同技巧,等你可以同家人、同事無縫協作!
一、點解要使用Google共用日曆?
Google共用日曆其實係一個超級方便嘅工具,特別適合以下幾種情況:
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家庭用途 :一家大細可以共用同一個日曆,阿媽可以mark低阿仔嘅補課時間,阿爸又可以記低家庭聚會,唔會撞期。
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工作協作 :Team入面可以睇到邊個幾時放假,開會時間又容易協調。
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活動籌備 :搞function或者event嘅時候,可以俾相關人士一齊update進度。
我個人用咗Google共用日曆好多年,真係解決咗好多「唔記得咗」嘅問題,特別係同老公夾時間湊仔返學放學,方便到爆炸!
二、基本設定:建立共用日曆
首先,等我教吓大家點樣由零開始建立一個共用日曆:
- 登入你嘅Google帳戶,去 Google日曆
- 喺左邊「我的日曆」下面,撳「+」號
- 選擇「建立新日曆」
- 輸入日曆名稱(例如「一家人日程」)、描述,跟住揀時區(記得揀返香港時區)
- 撳「建立日曆」
搞掂!而家你已經有一個全新嘅日曆,下一步就係分享俾其他人。
三、權限設定全攻略(核心問題解答)
嚟到大家最關心嘅部分——點樣設定Google共用日曆嘅權限?我哋逐個層級拆解:
1. 基本分享步驟
- 喺Google日曆左邊搵到你想分享嘅日曆,撳個三個點嘅icon
- 選擇「設定和分享」
- 向下滾動到「與特定使用者分享」部分
- 喺「新增使用者」欄位輸入想分享俾邊個(輸入佢嘅email)
- 右邊選擇權限級別(下面會詳細講)
- 撳「傳送」完成
2. 四種權限級別詳細解釋
權限級別分為四種,每種權限可以做到嘅嘢都唔同:
a. 查看所有活動詳情 - 對方可以睇晒日曆上所有活動嘅詳細資料 - 但唔能夠新增或修改任何活動 - 適合俾需要知但唔使改嘅人,例如俾阿婆睇孫仔嘅活動時間
b. 查看有空/忙碌時間(僅限) - 對方只可以睇到你係「得閒」定「唔得閒」 - 睇唔到具體活動內容 - 適合俾上司或者同事睇你嘅繁忙度,但又唔想俾佢知具體做緊咩
c. 進行更改和管理分享 - 對方可以新增、修改同刪除活動 - 仲可以邀請其他人一齊用個日曆 - 適合家庭成員或者團隊核心成員
d. 進行更改 - 對方可以新增同修改活動 - 但唔可以分享俾其他人或者刪除成個日曆 - 適合團隊普通成員
3. 進階權限設定
除咗分享俾特定人士,Google日曆仲有幾個進階權限設定:
a. 公開設定 - 可以選擇將日曆設為公開,咁任何人都可以睇到(但建議小心使用) - 路徑:日曆設定 > 存取權限 > 設為公開
b. 公司內部分享 - 如果你用緊G Suite,可以設定只俾公司內部人員睇到 - 路徑:日曆設定 > 存取權限 > 與組織分享
c. 預設權限 - 可以設定預設嘅查看權限,控制唔經你分享嘅人可以睇到幾多 - 路徑:日曆設定 > 存取權限 > 與所有人分享
Pro Tip :如果日曆有敏感資料,建議將預設權限設為「僅限有空/忙碌時間」,咁就算你漏咗分享俾某個人,佢都睇唔到詳情。
四、實際應用場景同技巧
1. 家庭使用技巧
- 顏色分類 :可以為唔同家庭成員設定唔同顏色,例如阿仔藍色、阿女粉紅色,一眼就分到
- 重複事件 :設定每星期固定活動(如補習班)時,用「重複」功能,慳返逐個星期輸入
- 通知設定 :重要事件(如家長日)可以設定提前1日通知,唔怕唔記得
2. 工作團隊使用技巧
- 資源預約 :可以將會議室、投影機等資源加到日曆,方便預約
- 權限分級 :管理層俾「進行更改和管理分享」權限,普通員工俾「進行更改」就夠
- 日曆層疊 :可以同時睇多個同事嘅日曆,方便安排會議時間
3. 活動籌備技巧
- 附件功能 :可以喺活動中加入相關文件連結,等參與者容易搵到資料
- RSVP功能 :邀請人時可以要求回覆,知到邊個會出席
- 地點自動連結 :輸入地址會自動連結去Google地圖,方便參加者搵路
五、常見問題Q&A
Q1:點解我分享咗日曆,但對方睇唔到? A:可能係對方未接受邀請,叫佢check吓email或者垃圾郵件箱。亦有可能係權限設定太低,試下調整權限級別。
Q2:可唔可以限制只睇到某段時間嘅活動? A:Google日曆暫時冇呢個功能,要睇就要睇晒全部。如果真係有需要,可以考慮開多個日曆只share特定時段。
Q3:點樣知道邊個改過日曆入面嘅活動? A:喺網頁版Google日曆,撳入活動後可以睇到「活動日誌」,入面會記錄邊個做過咩修改。
Q4:分享咗之後可唔可以取消? A:當然可以!去返日曆設定 > 與特定使用者分享,搵到對應email後撳「移除」就得。
Q5:手機點樣設定共用日曆權限? A:手機App功能比較有限,建議用網頁版設定完權限,手機就會自動同步。
六、手機設定教學
雖然網頁版功能最齊全,但而家多數人都用手機,等我簡單講吓點用手機管理共用日曆:
Android設定步驟
- 打開Google日曆App
- 撳左上角三橫線menu
- 向下滾動搵你想share嘅日曆,長撳
- 選擇「設定和分享」
- 撳「分享俾特定使用者」新增email同權限
iPhone設定步驟
- 打開Google日曆App
- 撳左下角「日曆」
- 搵到你想share嘅日曆,撳個「i」icon
- 選擇「新增使用者」
- 輸入email同選擇權限
注意 :手機版可能睇唔到所有進階設定,必要時都係要用返網頁版。
七、安全注意事項
雖然共用日曆好方便,但都要注意資料安全:
- 慎用公開權限 :除非真係有必要,否則唔好將日曆設為公開,以免私隱外洩
- 定期檢視權限 :每隔幾個月檢查一次有邊啲人有權限,移除唔再需要嘅人
- 敏感資料 :醫療預約、銀行事務等敏感資料,最好放喺私人日曆
- 離職處理 :同事離職記得移除佢嘅權限,避免資料外流
- 備份重要日曆 :可以定期將日曆匯出做備份,以防萬一
八、替代方案比較
除咗Google共用日曆,市面上仲有其他選擇:
- Apple日曆 :適合全Apple設備家庭,但跨平台支援較差
- Outlook日曆 :適合公司用Microsoft系統嘅環境
- TimeTree :專為共用設計嘅日曆App,操作簡單但功能較少
Google日曆嘅優勢在於跨平台、功能齊全,而且免費,對一般家庭同中小企業嚟講係最全面嘅選擇。
總結
Google共用日曆真係協調生活同工作嘅神器,只要掌握好權限設定,就可以輕鬆同家人同事保持同步。記住權限設定嘅黃金法則: 俾最少必要嘅權限 ,咁就唔怕私隱外洩又能夠享受共用嘅便利!
希望呢篇攻略幫到大家,如果有任何問題,歡迎留言討論!