Google共用日曆完全攻略:由改顏色到進階應用一次過講晒!
大家好!今日我哋要深入淺出講解Google共用日曆嘅各種功能,特別係好多香港網友成日問嘅「點樣更改顏色」呢個問題。Google日曆真係一個好好用嘅工具,無論係工作上同同事協作,定係私人生活同家人朋友夾時間都超方便。等我一邊教你點改顏色,一邊分享埋其他實用技巧啦!
Google共用日曆改顏色教學(附圖解步驟)
首先就解答最多人問嘅問題點改顏色!其實好簡單,跟住我做就得:
- 首先打開你嘅 Google日曆
- 喺左邊「我的日曆」或者「其他日曆」入面,揾到你想要改顏色嗰個共用日曆
- 將滑鼠移去個日曆名上面,會見到一個小箭嘴嘅icon(⌵)彈出嚟
- 撳落去之後揀「顏色」,就會彈出預設嘅顏色選擇
- 你可以直接揀Google提供嘅11種預設顏色,又或者撳「+自訂顏色」自己調較
小貼士 :如果你用緊手機APP,操作都差唔多: - 打開Google日曆APP - 撳左上角三橫線menu - 揾到你嘅共用日曆,長撳個名 - 就會彈出顏色選擇器畀你揀
改顏色真係好重要㗎,特別係當你同好多人共用日曆嘅時候,唔同顏色可以即刻分清楚邊個活動係邊個嘅,唔會搞亂晒!
點解要共用Google日曆?香港人必知5大應用場景
改顏色識咗啦,但係點解要共用日曆呢?等我話你知香港人有幾多好用嘅地方:
- 家庭計劃 :同屋企人共用一個日曆,阿仔補習、阿女學琴、老爺覆診全部一目了然,唔使成日問「你聽日幾點返嚟呀?」
- 團隊工作 :返工同同事共用project deadline、會議時間,特別係而家咁多人WFH(在家工作),更加需要清楚知道大家嘅schedule
- 朋友聚會 :Plan旅行或者gathering嘅時候,share個日曆等大家可以mark低邊日得閒,慳返好多whatapp群組嘅「你邊日得?」訊息
- 學校活動 :好多香港家長會同補習老師或者學校活動共用日曆,追蹤功課、考試日期
- 共享資源 :例如公司會議室、屋苑會所booking,用共用日曆管理就最方便
原來我哋日常生活有咁多地方用到Google共用日曆,難怪咁多人想學點樣用得更好啦!
進階設定:權限管理與通知設定
識改顏色之後,等我教你啲進階技巧,等你可以更精準控制你嘅共用日曆:
1. 權限設定(邊個可以睇到/修改你個日曆)
好多香港人擔心share咗日曆會俾人睇晒自己嘅私隱,其實Google日曆可以好仔細咁設定權限㗎:
- 喺電腦版Google日曆左邊揾到你想share嘅日曆
- 撳個小箭嘴(⌵)>「設定和分享」
- 喺「與特定使用者分享」下面可以逐個add人
- 每人可以設定唔同權限:
- 「只可查看有空/忙碌」:對方只會見到你忙唔忙,睇唔到具體做咩
- 「可查看所有活動詳情」:對方睇到你做咩但改唔到
- 「可更改活動」:對方可以加/改/刪活動
- 「可更改權限」:最高權限,可以share畀其他人
溫馨提示 :如果係公司用,最好set返個命名規則,例如「部門_項目名稱」,等大家一睇就知係咩日曆!
2. 通知設定(唔想miss咗重要更新?)
當有人改你嘅共用日曆時,你可以set收通知: - 去返「設定和分享」 - 撳「通知」 - 揀你想收咩類型嘅通知(email/手機推送) - 可以set「有新活動時」、「活動被修改時」、「活動被取消時」等等
呢個功能對於管理團隊日程特別有用,唔會miss咗last minute嘅改動!
常見問題Q&A(香港網友最常問)
收集咗啲香港網友最常問關於Google共用日曆嘅問題,等我一次過解答:
Q1: 點解我改咗顏色但其他人睇到嘅唔同?
A: 呢個係Google日曆嘅設計嚟㗎!你改嘅顏色只會影響你自己嘅顯示,其他人可以set佢哋自己鍾意嘅顏色。如果想統一顏色,就要叫大家都set返同一個顏色。
Q2: 我老闆share咗個日曆畀我,但我想hide咗佢得唔得?
A: 當然得!喺左邊「其他日曆」list度,撳個calendar名旁邊個「眼睛」icon就可以hide咗佢,唔會delete㗎,想睇返嘅時候再撳返就得。
Q3: 共用日曆最多可以add幾多人?
A: Google日曆每個可以share畀最多100個人,對於一般中小企業或者家庭已經夠用。如果需要更多,可能考慮用Google Workspace嘅進階功能。
Q4: 可唔可以export個共用日曆出嚟做Excel?
A: 可以㗎!去「設定和分享」>「匯出日曆」,就可以download做.ics檔,再import去Excel或者其他calendar app都得。
Q5: 我同朋友share日曆,但佢用iPhone會唔會有問題?
A: 放心!Google日曆同iPhone原生日曆app係相容嘅,你朋友只需要喺iPhone日曆app度add Google賬戶,就可以同步睇到你share嘅日曆。
手機APP專用技巧(Android/iOS都啱用)
而家個個都手機不離手,等我分享幾個手機用Google日曆嘅秘技:
- 快速add活動 :撳住日曆空白位置直接拖曳就可以create新event,快過用電腦!
- 語音輸入 :撳右下角個咪高峰icon可以直接用廣東話講「下星期三下晝三點同陳生開會」,會自動轉做文字仲識得set時間
- widget小工具 :加個日曆widget喺手機首頁,唔使開app都睇到schedule
- 地圖整合 :如果個活動有地址,Google日曆會自動link去Google Maps,一撳就導航
- 離線查看 :set咗離線模式之後,就算冇網絡都睇到個日曆
特別提示 :iPhone用家可以去「設定」>「日曆」>「帳戶」度add返Google賬戶,咁就可以用iOS原生日曆app睇Google日曆,操作會順手啲!
企業進階應用(小公司都啱用)
如果你係中小企老闆或者管理層,咁以下呢幾個功能你一定要識:
1. 資源預約系統
Google日曆可以當簡單嘅資源預約系統用,例如: - 會議室預約 - 公司車隊預約 - 儀器設備借用
做法: 1. 開一個新日曆專for呢個資源(例如「公司投影機」) 2. Share畀相關同事「可更改活動」權限 3. 每次借用就create一個event,標題寫明邊個借 4. 可以set自動提醒,例如借用前一日send email提歸還
2. 客戶約會管理
好多sales同事會用Google日曆管理客戶約會,進階技巧包括: - 用唔同顏色區分客戶級別(VIP客戶用紅色) - 喺event description度記低會談重點 - 附加相關文件(報價單、合約等) - 設定follow-up提醒
3. 專案時程追蹤
管理project可以用共用日曆: - 開一個專屬日曆for呢個project - Share畀所有team member - 用里程碑方式mark低重要deadline - 每個task可以set成30分鐘event,完成後改標題加✅emoji
私隱安全注意事項
最後提提大家,雖然共用日曆好方便,但都要注意私隱:
- 唔好share個人行程 :例如醫生預約、銀行約會呢類涉及個人資料嘅活動,最好放喺私人日曆
- 定期檢視權限 :每隔幾個月檢查吓邊啲人仲需要有權限,離職同事記得remove
- 活動標題要小心 :例如唔好用「覆診-癌症檢查」咁詳細,可以簡單寫「私人約會」
- 公司資料保密 :敏感會議例如「裁員討論」呢類活動,應該用代號或者設為私人
記住,任何你放上雲端嘅資料都有一定風險,所以一定要衡量清楚先share!
總結
今日我哋學咗由最基本嘅「改顏色」到進階嘅Google共用日曆應用,希望幫到各位香港用家更有效率咁管理時間!無論係返工定私人生活,好好利用Google日曆嘅共用功能都可以慳返好多溝通時間,等大家可以專注喺更重要嘅事情上面。
最後俾個小功課大家:試吓開一個家庭共用日曆,同屋企人夾吓今個星期日嘅活動,記得要set唔同顏色等大家容易分啊!如果有咩問題,歡迎隨時再問我~
溫馨提示 :Google日曆經常有更新,如果發現介面有少少唔同,可以去「設定」>「新功能」度睇吓有咩改變。快樂時間管理!