Google One 檔案分享全攻略:點樣用 Google One 同人哋 share 文件?
作為一個香港人,我哋成日都要同同事、朋友或者家人 share 檔案。而 Google One 就係一個非常好用嘅雲端儲存服務,唔單止可以備份重要文件,仲可以輕鬆分享俾其他人。今日我就同大家詳細講解點樣用 Google One 分享檔案,等你可以慳返唔少時間同麻煩!
Google One 係咩嚟?點解要選擇佢嚟分享檔案?
Google One 其實係 Google 提供嘅付費雲端儲存服務升級版,基礎版嘅 Google Drive 已經有 15GB 免費空間,而 Google One 就提供更多儲存空間選擇 (由100GB到30TB不等),仲有額外福利同更完善嘅分享功能。
點解要用 Google One 分享檔案?
- 容量夠大 :免費版得15GB,好快就用完;Google One 可以按需要升級空間
- 分享限制少 :比免費版更方便管理分享權限
- 安全性高 :Google 嘅加密技術保障檔案安全
- 跨平台支援 :無論電腦定手機都用到
- 版本控制 :可以睇返檔案修改歷史
點樣用 Google One 分享檔案?(詳細步驟教學)
方法一:透過電腦網頁版分享
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登入 Google Drive
首先打開瀏覽器,進入 drive.google.com 並登入你嘅 Google 帳號。 -
選擇要分享嘅檔案
揀你想要分享嘅檔案或資料夾,可以單擊選中,如果想一次過分享多個檔案,可以按住 Ctrl 鍵 (Windows) 或 Command 鍵 (Mac) 同時選擇多個檔案。 -
按分享按鈕
喺右上角會見到一個「分享」按鈕 (通常係一個人形加個+號嘅圖標),點擊佢。 -
設定分享權限
彈出嘅視窗可以輸入你想分享俾邊個 (輸入對方嘅電郵地址),仲可以設定: - 查看者 :只可以睇,唔可以改
- 評論者 :可以加評論但唔可以改內容
- 編輯者 :可以修改檔案
仲可以選擇「複製連結」直接俾條 link 人哋,可以設定連結權限為「任何有連結嘅人都可以查看」或者限制只有特定人先睇到。
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傳送邀請
最後按「傳送」就完成啦!對方會收到電郵通知,可以立即存取你分享嘅檔案。
方法二:透過手機App分享
而家個個都手機不離身,用手機分享仲方便:
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打開 Google Drive App
確保你已經下載咗最新版嘅 Google Drive 應用程式。 -
選擇檔案
長按你想分享嘅檔案或資料夾,會出現選項菜單。 -
點擊分享圖標
通常喺底部或右上角會有一個分享圖標 (可能係三個點嘅菜單入面)。 -
輸入分享對象
同網頁版類似,可以輸入電郵或者複製連結。
手機版小貼士 :可以直接分享去 WhatsApp、Telegram 等通訊軟件,超方便!
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設定權限並傳送
記住設定適當嘅權限後先好傳送出去。
Google One 分享檔案嘅進階技巧
1. 設定分享連結到期日
有時我哋只想短期分享檔案,唔想長期公開。Google One 可以設定連結到期日:
- 分享檔案時選擇「複製連結」
- 點擊「設定」或「齒輪」圖標
- 喺「存取權限」下方可以設定到期日
- 選擇日期後保存設定
咁樣到咗指定日期後,條連結就會自動失效,唔使驚檔案長期公開有風險。
2. 限制下載、列印同複製
如果想更加保護你嘅檔案,可以:
- 分享檔案時,點擊「設定」
- 取消勾選「檢視者與評論者可以下載、列印及複製」
咁樣對方就只可以喺線上看,唔可以download落嚟或者copy內容,對於保護敏感資料好有用。
3. 停止分享或變更權限
分享完之後想改權限或者取消分享都好簡單:
- 右鍵點擊已分享嘅檔案
- 選擇「分享」>「進階」
- 喺彈出視窗可以:
- 移除特定人士嘅存取權
- 更改佢哋嘅權限等級
- 完全停止分享
4. 睇邊個存取過你嘅檔案
想知邊個睇過你分享嘅檔案?
- 右鍵點擊檔案選擇「查看活動」
- 會顯示所有存取記錄
- 可以睇到邊個幾時開過個檔案
對於工作文件特別有用,可以追蹤進度。
Google One 分享常見問題 FAQ
Q1: 分享檔案會唔會計入對方嘅 Google 儲存空間?
A: 唔會㗎!分享檔案只會佔用分享者 (即係你) 嘅儲存空間,接收方只係取得存取權限,唔會因為你分享俾佢而用咗佢嘅空間。
Q2: 可以分享幾大嘅檔案?
A: Google One 允許上傳單個檔案最大 5TB (視乎你嘅訂閱計劃),但要注意: - 一般用戶平時應該好少會用到咁大檔案 - 如果對方網絡唔夠快,下載超大檔案可能會好慢
Q3: 分享出去嘅檔案如果我之後刪除咗會點?
A: 要小心!如果你刪除咗原始檔案: - 所有分享連結會立即失效 - 已下載嘅副本唔受影響 - 建議刪除前先通知對方備份重要檔案
Q4: 點解有時分享失敗?
可能原因包括: - 檔案名稱含有特殊字符 (建議用英文名最穩陣) - 檔案被 Google 判定為可疑內容 (例如疑似病毒) - 網絡連接問題 - 對方嘅帳號已達儲存上限
Q5: 點樣知道邊個檔案已經分享咗出去?
有兩個方法: 1. 喺 Google Drive 主頁,已分享嘅檔案會有個「兩個人」嘅小圖標 2. 可以去 drive.google.com/shared 專頁查看所有已分享項目
Google One Vs 其他分享方法比較
| 功能 | Google One | WhatsApp | Email附件 | USB手指 | |------|-----------|----------|-----------|---------| | 最大檔案 | 5TB | 100MB | 25MB (Gmail) | 視乎容量 | | 安全性 | 高 (加密) | 中 | 低 | 視乎保管 | | 方便度 | 高 (隨時存取) | 高 | 中 | 低 (要見面) | | 版本控制 | 有 | 無 | 無 | 無 | | 跨平台 | 全平台 | 主要手機 | 全平台 | 實體設備 | | 長期分享 | 可設定期限 | 一次性 | 一次性 | 實體傳遞 |
明顯睇到 Google One 喺分享大型檔案同長期協作方面有明顯優勢!
專業人士分享檔案嘅額外貼士
如果你經常用 Google One 分享工作文件,可以參考以下專業用法:
1. 建立團隊共享資料夾
- 新增一個資料夾
- 分享俾整個團隊
- 設定為「編輯者」權限
- 所有成員都可以隨時更新文件
2. 使用 Google 文件格式
如果分享: - Google Docs (.gdoc) - Google Sheets (.gsheet) - Google Slides (.gslides)
可以實現: - 多人即時協作編輯 - 自動保存每版本記錄 - 無需擔心格式問題
3. 善用評論功能
分享時設定為「評論者」權限: - 對方可以喺文件加註解 - 但唔可以直接修改內容 - 適合審核、校對流程
4. 配合 Google Meet 使用
分享檔案後可以直接: 1. 右鍵點擊檔案 2. 選擇「開啟 Google Meet 討論」 3. 即時開會講解文件內容
總結:Google One 分享檔案嘅最佳做法
- 分類清晰 :建立有系統嘅資料夾結構,方便分享相關文件
- 權限適中 :按需要設定合適嘅權限,唔好隨便俾「編輯者」權限
- 定期檢視 :每月檢查一次已分享檔案,取消不必要嘅分享
- 命名規範 :使用明確嘅檔案名稱,方便對方識別
- 備份重要 :即使已分享,本地或另一個雲端都要留副本
Google One 嘅分享功能真係好強大,只要掌握以上技巧,無論係工作定係生活上嘅檔案分享都可以變得輕鬆又安全。記住分享前諗清楚權限設定,保護好自己同他人嘅私隱同資料安全!
希望呢篇攻略幫到你哋更有效率咁使用 Google One 分享檔案。如果有任何問題,歡迎留言討論!