Google One 分享權限管理全攻略:5分鐘教你設定家人共享同朋友分享檔案
作為一個成日要用Google Drive嘅香港人,我發現好多朋友都唔係好識點樣好好利用Google One嘅分享功能。今日就等我詳細同大家講解下,點樣可以聰明地管理你嘅Google One分享權限,等你可以同屋企人開心share,又唔怕俾人睇晒啲私密嘢!
1. Google One 分享基本概念
Google One 其實就係Google嘅付費雲端儲存服務,佢同免費版Google Drive最大嘅分別就係 儲存空間大好多 ,同埋可以 同最多5位家庭成員共享 。好多人都唔知道,原來你買咗個2TB嘅plan,係可以分俾屋企人一齊用㗎!
1.1 Google One 同 Google Drive 分享有咩分別?
- Google Drive分享 :淨係可以單個檔案或者資料夾分享俾人
- Google One分享 :可以將成個儲存空間額度分俾人,仲可以管理佢哋嘅權限
簡單嚟講,Google One分享就似係你買咗個大單位,然後分幾間房俾屋企人住,而Google Drive分享就似係借個廁位俾朋友放嘢咁。
1.2 點解要管理分享權限?
我見過唔少朋友因為冇設定好權限,搞到: - 細路仔睇到大人嘅工作文件 - 老公睇到老婆嘅私人相簿 - 甚至有人俾朋友嘅朋友睇晒自己啲相...
所以 權限管理真係好重要 ,唔係到時喊都冇謂!
2. 設定家庭群組共享空間
2.1 點樣建立家庭群組?
- 用手機開 Google One App
- 撳右下角個「設定」icon
- 揀「管理家庭群組」
- 撳「開始使用」跟住「建立家庭群組」
- 輸入屋企人嘅Google帳號就得啦!
注意 :一個家庭群組最多可以加5個成員(連埋你自己總共6個),而且每個成員 每年最多只能換一次家庭群組 ,所以加人前要諗清楚!
2.2 分配儲存空間俾家庭成員
設定完家庭群組後,你可以決定每人可以用幾多空間:
- 去返「管理家庭群組」
- 撳「儲存空間分配」
- 用個滑桿分配俾每位成員
- 撳「儲存」就搞掂
建議可以按需要分配,例如細路仔可能淨係需要100GB放功課,而做設計嘅家人就可能要分多啲空間俾佢。
3. 管理檔案同資料夾分享權限
3.1 基本分享設定
當你想分享單個檔案或資料夾時:
- 喺Google Drive揀要分享嘅檔案
- 撳右鍵揀「分享」
- 輸入對方email或者揀「取得連結」
- 設定權限:
- 檢視者 :淨係睇得
- 註解者 :可以加comment
- 編輯者 :可以改內容
溫馨提示 :如果係重要文件,最好set「檢視者」就夠,避免俾人改到你啲嘢亂晒龍!
3.2 進階權限管理
想再嚴謹啲,可以:
- 喺分享設定撳「設定」
- 可以限制:
- 連結有效期
- 下載/列印/複製權限
- 邊啲人需要登入先睇到
特別係啲公司文件或者私人相片,set咗呢啲限制就安全好多!
4. 監控同修改現有分享權限
4.1 點樣睇晒所有分享咗嘅檔案?
- 去Google Drive
- 左邊menu揀「與我共用」>「我已共用」
- 就會見到全部你分享出去嘅檔案
呢度可以 一次過管理晒所有分享 ,唔使逐個檔案check咁麻煩。
4.2 點樣取消分享?
- 喺「我已共用」列表揀要取消嘅檔案
- 撳右鍵揀「分享」
- 搵到要移除嘅用戶,撳旁邊嘅「向下箭頭」
- 揀「移除」就完成
小貼士 :如果想一次過取消多人權限,可以用「進階」入面嘅「變更」功能批量處理。
5. 常見問題 Q&A
Q1: 點解我分享咗檔案但對方睇唔到?
通常有幾個原因: - 對方未accept你嘅分享邀請(叫佢check吓email) - 你set咗「限制」模式(只有特定email先睇到) - 對方用緊公司/學校帳號,可能block咗外部分享
Q2: 可唔可以分享俾冇Google帳號嘅人?
可以!用「取得連結」功能生成分享連結,set做「知道連結嘅任何人都可以檢視」就得。不過咁樣冇咁安全,建議重要檔案唔好咁做。
Q3: 家庭群組成員會睇到我全部檔案?
唔會㗎! 家庭共享只係分享儲存空間,唔會自動分享你啲檔案。每個成員嘅檔案都係私人嘅,除非你主動分享俾佢哋。
6. 安全分享小技巧
- 定期檢查分享權限 :最少每季check一次有冇唔應該share嘅檔案
- 善用「連結有效期」 :特別係分享俾外人時,set 7-30日有效期
- 設定「檢視者」權限 :除非真係需要合作編輯,否則俾「檢視者」權限就夠
- 用密碼保護 :超級重要檔案可以zip起加password先分享
- 啟用兩步驗證 :保護你個Google帳號,避免被人hack入去亂share你啲嘢
7. 總結
管理Google One分享權限其實唔難,最重要係: 1. 清楚家庭共享同普通檔案分享嘅分別 2. set好適當嘅權限等級 3. 定期檢查同清理唔需要嘅分享
記住, 雲端分享好方便,但安全永遠排第一 !希望呢篇攻略可以幫到大家更安心咁使用Google One嘅分享功能。如果有咩唔明,歡迎留言問我啊!