Google行事曆全攻略:功能、秘技同埋香港人點樣玩到盡
Google行事曆(Google Calendar)係一個超實用嘅工具,無論返工、返學定係私人生活,都可以幫你管理時間。但係,原來好多人只係識得用佢來記低開會時間,其實佢仲有好多隱藏功能同秘技!今次就等我同大家詳細講解,等你可以玩盡Google行事曆!
一、Google行事曆基本功能介紹
1. 活動創建與提醒
最基本梗係可以創建活動啦!你可以設定活動嘅標題、時間、地點、重複頻率(例如每週會議),仲可以加埋參與者。
重要嘅係,Google行事曆可以設定多種提醒方式:
Inbox通知、電郵、甚至SMS(可惜SMS功能已經逐步淘汰)。最正係可以設定提前幾多分鐘/小時/日提醒,等你唔會miss咗重要約會!
2. 多日曆管理
好多人唔知,其實你可以同時管理多個日曆!例如:
-
工作日曆
(同同事share)
-
私人日曆
(只係自己睇到)
-
家庭日曆
(同屋企人share,方便安排家庭活動)
仲可以自訂顏色,一眼就分得清清楚楚!
3. 活動邀請與協作
如果你搞event,可以直接邀請其他人,佢哋會收到email通知,仲可以RSVP(回覆是否參加)。最正係,當有人改時間,所有人都會自動收到更新,唔使逐個通知咁麻煩!
4. 地點整合Google地圖
輸入活動地點時,Google行事曆會自動連結Google Maps,一click就可以睇到點樣去,仲可以預估行程時間,超級方便!
二、進階功能秘技大公開
1. 快速鍵加速操作
如果你用電腦版,記住幾個快速鍵,效率即時提升!
-
c
:快速創建新活動
-
/
:快速搜索
-
t
:返回今日
-
1
/
2
/
3
:切換日/週/月視圖
2. 任務清單整合(Google Tasks)
Google行事曆仲可以整合Google Tasks,你可以直接喺calendar到加to-do list,完成後可以tick走,仲可以設定deadline,管理任務更輕鬆!
3. 預約時段(Appointment Slots)
如果你係freelancer、導師或者專業人士,可以用「Appointment Slots」功能,開放特定時段俾客戶預約,系統會自動防止雙重預約,仲可以自訂buffer time,超級專業!
4. 自動從Gmail添加活動
當你收到機票、酒店訂房確認信,Gmail會自動識別,並問你要唔要加到行事曆。呢個功能超慳時間,旅行計劃必用!
三、香港人專用貼士
1. 公眾假期自動顯示
喺設定入面,你可以開啟「香港公眾假期」日曆,咁就唔使自己逐個假期輸入,系統會自動顯示紅日,plan假期更輕鬆!
2. 整合WhatsApp/Telegram提醒
雖然Google行事曆本身有提醒,但香港人慣用WhatsApp/Telegram。你可以用第三方工具如 Zapier 或 IFTTT ,將行事曆提醒轉發到WhatsApp,確保唔會睇漏!
3. 交通時間計算
香港交通繁忙,建議用Google行事曆嘅「交通時間」功能,輸入出發地同目的地,系統會根據實時交通狀況,提你早幾多出門口先唔會遲到!
四、常見問題解答
Q1: Google行事曆免費定收費?
A: 基本功能完全免費!進階功能(如智能預約系統)可能需要Google Workspace付費版。
Q2: 點樣同其他人share日曆?
A: 去日曆設定 > 選擇要share嘅日曆 > 新增人員,設定權限(可編輯/只可查看)。
Q3: 離線時可以用嗎?
A: 可以!喺手機App設定「離線可用」,冇網絡都睇到日程安排。
Q4: 點樣防止活動被其他人改動?
A: 設定權限時,可以限制邊啲人只能「查看」,邊啲人可以「編輯」。
五、總結
Google行事曆絕對唔係只係記低開會時間咁簡單!由基本嘅活動管理,到進階嘅協作、任務整合,甚至香港專用嘅交通時間計算,只要識得活用,就可以大幅提升效率。快啲試下上面嘅秘技,等你可以更smart咁管理時間啦!
小貼士 :而家仲可以用語音助手(Google Assistant)直接加活動,例如講「Hey Google, 下星期一3點同張先生開會」,就會自動幫你加入行事曆,連打字都慳返!