Google行事曆完全攻略:匯入日曆、同步日程、進階技巧
作為一個專業嘅數位工具,Google Calendar(Google行事曆)已經成為唔少香港人管理時間嘅必備app。但係好多用家都唔知道點樣充分發揮佢嘅功能,尤其係「點樣喺Google行事曆匯入其他日曆」呢個問題,幾乎日日都有人問。今日我就同大家詳細講解Google行事曆嘅各種使用技巧,等你可以更有效率咁管理你嘅日程!
點解要匯入其他日曆?
匯入其他日曆嘅好處多到數唔晒,例如:
- 整合多個來源 :可能你公司用Outlook Calendar,但私人就用Google Calendar,匯入後就唔使兩邊睇
- 共用家庭日程 :可以匯入屋企人嘅日曆,等大家知道彼此嘅安排
- 訂閱公眾日曆 :香港公眾假期、體育賽事、電視節目表都可以直接訂閱
- 遷移舊資料 :換新系統時可以將舊嘅日程資料一次過搬過去
詳細教學:匯入其他日曆步驟
方法一:直接匯入ICS檔案
呢個係最常見嘅方法,適用於從其他行事曆導出嘅檔案:
- 準備匯入檔案
-
首先你要有一個
.ics
格式嘅檔案(大部分行事曆都支援導出呢種格式) -
如果係Outlook,可以去「檔案」>「匯出」選擇「匯出至檔案」
-
登入Google行事曆
- 用電腦瀏覽器打開 calendar.google.com
-
確保你登入咗正確嘅Google帳戶
-
開始匯入
- 喺左側欄搵「其他日曆」旁邊嘅「+」號
- 選擇「匯入」
- 按「選擇檔案」揀你嘅ICS檔案
- 揀返要匯入去邊個日曆(可以係現有或新建)
- 最後撳「匯入」就完成
注意 :Google Calendar暫時限制每次最多匯入1MB嘅檔案,如果太大要分幾次做。
方法二:訂閱公開日曆URL
如果你想訂閱一啲會自動更新嘅日曆(例如香港公眾假期):
-
搵到日曆嘅公開URL(通常以
.ics
結尾) -
例如香港公眾假期日曆URL係: https://www.1823.gov.hk/common/ical/tc.ics
-
喺Google Calendar左側欄撳「其他日曆」旁邊嘅「+」
- 選擇「從URL新增」
- 貼上日曆URL
- 按「新增日曆」就搞掂
方法三:與Outlook日曆同步
如果你想長期同步Outlook同Google Calendar:
- 喺Outlook設定 :
- 打開Outlook去「檔案」>「資訊」>「帳戶設定」
- 選擇「網際網路日曆」標籤
-
撳「新增」,輸入Google Calendar提供嘅iCal地址
-
搵Google Calendar地址 :
- 登入Google Calendar
- 去「我的日曆」揀想分享嘅日曆
- 撳「日曆設定」>「整合日曆」
- 複製「公開網址」中嘅iCal格式連結
匯入後嘅管理技巧
成功匯入日曆只係第一步,想真正好用仲要識得管理:
1. 日曆顏色分類
匯入多個日曆後,最好設定唔同顏色: - 右鍵日曆名稱 > 選擇顏色 - 例如工作用紅色、家庭用綠色、個人用藍色
2. 顯示/隱藏日曆
左側欄每個日曆旁邊有個「眼睛」圖示,撳一下就可以切換顯示: - 太多日曆同時顯示會好亂,必要時隱藏一啲 - 例如放假時可以隱藏工作日曆
3. 日曆通知設定
每個匯入嘅日曆都可以獨立設定提醒: - 撳日曆右邊嘅三點 > 「設定和分享」 - 去「活動設定」設定預設提醒方式 - 可以選擇彈出通知、電郵或者兩樣都開
常見問題解決方法
Q1:匯入後顯示亂碼點算?
A:通常係編碼問題,試下: 1. 用記事本打開ICS檔案 2. 另存新檔時選擇「UTF-8」編碼 3. 重新匯入
Q2:匯入後事件日期錯晒?
A:可能係時區設定問題: 1. 去Google Calendar設定 > 時區 2. 確保選咗「香港時區 (GMT+8)」 3. 匯入時可以選擇「保留原始時區」
Q3:點解訂閱嘅日曆無自動更新?
A:Google通常每隔幾小時先更新一次,想立即更新: 1. 去日曆設定 2. 撳「重新整理」強制更新 3. 如果長期唔更新,可能係URL失效要重新獲取
進階應用技巧
1. 與團隊共享日曆
如果你係管理層或者項目負責人: 1. 去日曆設定 > 共用設定 2. 輸入成員電郵,設定權限(只能查看/可編輯) 3. 成員就會收到通知,可以選擇加入
2. 手機同步設定
匯入完想喺手機睇: - Android :通常會自動同步 - iPhone : 1. 去「設定」>「行事曆」>「帳戶」 2. 新增Google帳戶 3. 開啟「行事曆」同步
3. 備份Google日曆
重要嘅日曆記得備份: 1. 去「設定」>「匯出」 2. 會下載一個ZIP檔包含所有日曆 3. 定期備份到硬碟或雲端
Google Calendar隱藏功能
1. 快速建立活動
唔使慢慢填表: - 直接喺日曆上打「聽日下午3點同張總開會」 - Google會自動識別時間同標題
2. 工作時間設定
避免被安排喺非工作時間開會: 1. 去設定 > 工作時間 2. 設定你嘅常規工作時段 3. 其他人邀請你時會見到提示
3. 智能建議會議室
如果你公司有Google Workplace: - 建立會議時會自動建議可用嘅會議室 - 仲會顯示設備資訊(有無投影機等)
總結
Google Calendar嘅匯入功能真係好強大,無論係想整合多個日曆、訂閱公共資訊,定係同團隊協作都得。記住匯入後要好好管理顏色同通知設定,先至可以發揮最大效用。希望呢篇教學幫到你更有效率咁管理時間!如果仲有其他問題,歡迎留言討論。
小貼士 :想更上一層樓?可以試下Google Calendar嘅「目標」功能,幫你自動安排時間達成個人目標,例如每週運動3次,系統會自動搵適合嘅時間段放入你嘅日曆!