Google 日曆共享功能教學:團隊日程管理必學技巧
點解要用 Google 日曆共享功能?
各位打工仔同老闆們,你哋係咪成日遇到以下情況: - 成日約 meeting 撞時間? - 同事放假無人知搞到急事搵唔到人? - 成個團隊嘅行程亂晒龍無從入手?
今次等我同大家詳細講解點樣用 Google 日曆嘅共享功能來管理團隊日程!Google Calendar 唔單止可以自己用,仲可以同同事、朋友甚至家人共享,等大家嘅行程一目了然,絕對係提升工作效率嘅神器!
Google 日曆共享基本設定
第一步:建立團隊專用日曆
首先,打開你嘅 Google 日曆 ,喺左邊「我的日曆」旁邊有個「+」號,撳落去選擇「建立新日曆」。
(示意圖:建立新日曆位置)
然後幫你嘅團隊日曆改個好記嘅名,例如「ABC公司銷售部日程」,仲可以加啲描述等大家知道呢個日曆係用嚟做咩嘅。
第二步:設定共享權限
建立好日曆之後,撳返左邊你新建立嘅日曆名旁邊嘅三個點,選擇「設定和共享」。
(示意圖:日曆設定位置)
喺呢個頁面,你會見到「與特定使用者共享」嘅選項。撳「新增使用者」,然後輸入你同事嘅電郵地址。
最關鍵嘅係權限設定,Google 提供幾種唔同嘅權限級別:
- 「查看所有活動詳情」 :同事只能睇到日程,但改唔到
- 「變更活動」 :同事可以新增同修改日程
- 「管理共享設定」 :同事可以邀請其他人同埋修改日曆設定
一般嚟講,比普通同事「變更活動」權限就夠,管理層就可以比「管理共享設定」權限。
進階共享技巧
團隊分組共享
如果你公司有唔同部門,可以為每個部門建立獨立日曆,然後再建立一個「全公司」日曆,等管理層可以一覽全局。
設定方法: 1. 為每個部門(如市場部、IT部)建立獨立日曆 2. 建立「全公司日程」日曆 3. 喺每個部門日曆設定中,勾選「在公開日曆中顯示活動」
咁樣管理層訂閱「全公司日程」日曆時,就可以一次過睇晒所有部門嘅行程,但又唔會搞亂各部門自己嘅管理。
資源預約功能
公司有會議室或者器材要預約?Google 日曆可以幫到手!
設定方法: 1. 喺Google日曆左邊,撳「+」選擇「建立資源」 2. 輸入資源名稱(例如「大會議室A」) 3. 設定可用時間(例如朝九晚六) 4. 共享比需要預約嘅同事
同事之後約會時,就可以直接選擇預約呢啲資源,如果撞咗時間系統會自動提示,唔使再打去問前台有冇房啦!
實用功能提升團隊效率
顏色標籤分類
成個團隊用同一個日曆可能會好亂,可以教大家用顏色分類: - 紅色:重要會議 - 藍色:客戶約會 - 綠色:公司活動 - 黃色:個人行程
設定方法: 喺建立或編輯活動時,撳個顏色圓圈就可以揀色。
活動通知設定
重要會議唔想有人遲到?可以設定自動提醒: 1. 建立活動時,撳「通知」 2. 選擇提醒方式(電郵、彈出通知、SMS) 3. 設定提前幾多時間提醒(例如10分鐘、1小時)
仲可以設定重複提醒,確保大家唔會睇漏眼!
與其他工具整合
Google 日曆可以同好多常用工具連接: - Slack :安裝Google Calendar app,會議開始前會自動提醒 - Zoom :約會直接生成Zoom會議連結 - Trello :卡片到期日可以同步到日曆
設定方法通常都係去相應嘅app store安裝插件,然後授權連接就得。
管理技巧與最佳實踐
命名規則要統一
為免混亂,建議團隊制定統一嘅命名規則,例如: - 「[銷售] 客戶A產品演示 - 張經理」 - 「[內部] 部門週會 - 全體」 - 「[假期] 李小姐年假」
咁樣大家一睇就知係咩類型嘅活動。
定期清理舊活動
日曆用耐咗會有好多過期活動,建議每個月尾清理一次: 1. 撳左邊日曆名旁邊嘅三個點 2. 選擇「日曆設定」 3. 撳「刪除此日曆」下面嘅「清空日曆」
當然,清之前確認下有冇重要資料要備份!
離線使用設定
出街見客可能冇網絡?可以設定離線使用: 1. 喺電腦打開Google日曆 2. 撳右上角設定 > 設定 3. 選擇「離線」標籤 4. 開啟「離線版日曆」
咁樣就算冇網絡都可以查日程啦!
常見問題解答
Q1: 點解我共享咗日曆但同事睇唔到?
可能原因: 1. 同事未接受共享邀請(叫佢check下email) 2. 權限設定錯誤(去日曆設定確認) 3. 公司IT政策限制(要問IT部)
Q2: 可唔可以只共享部分活動?
可以!建立活動時,喺「日曆」下拉選單選擇「私人」,咁就只有被邀請者先睇到詳細內容。
Q3: 點樣知道邊個修改過日程?
Google日曆有活動歷史記錄: 1. 打開活動詳情 2. 撳右上角三個點 3. 選擇「活動日誌」
就可以睇到邊個做過咩修改。
Q4: 免費版同收費版有咩分別?
Google Workspace 商業版有更多團隊管理功能,例如: - 更大嘅資源預約系統 - 更詳細嘅權限控制 - 與企業通訊錄整合
但一般中小團隊用免費版已經夠用。
結語
Google 日曆共享功能真係團隊協作嘅利器,只要設定得宜,可以大大減少溝通成本同時間衝突。最初可能要花少少時間說服團隊成員養成使用習慣,但用落就會發現真係慳好多時間!
記住,工具只係工具,最重要係建立良好嘅使用文化。建議可以由細團隊開始試用,慢慢推廣到全公司。遇到問題可以參考Google官方幫助中心,或者留言問我啦!
最後溫馨提示:記得定期檢查共享權限,特別是有同事離職時,要即時移除佢嘅存取權限,保障公司資料安全啊!