Google Calendar 分享功能完全攻略:點樣用Google Calendar 分享俾其他人?
Google Calendar 作為一款功能強大嘅日程管理工具,喺香港嘅用家群體中越來越受歡迎。無論係工作上需要同同事協調會議時間,定係私人生活中想同家人朋友分享重要日子,Google Calendar 嘅分享功能都可以幫到手。今次就等小編同大家詳細講解下點樣用Google Calendar 分享俾其他人,仲會教埋你幾個實用技巧,包你一分鐘就學識!
點解要用Google Calendar 分享功能?
Google Calendar 嘅分享功能唔單止方便,仲有好多實用嘅用途:
- 團隊協作 :可以同成team人一齊update同一個calendar,即時同步所有會議同deadline。
- 家庭計劃 :share俾屋企人,等大家知道邊日有家庭聚會、邊個生日等。
- 客戶預約 :俾客戶直接book你嘅空閒時間,減少來回確認嘅麻煩。
- 活動統籌 :搞event時share俾所有參加者,等大家清楚活動安排。
- 資源管理 :例如會議室預約,可以set做share俾全公司睇。
基本分享教學:點樣用Google Calendar 分享俾其他人?
方法一:直接share整個calendar
- 首先用電腦瀏覽器登入 Google Calendar
- 喺左手邊嘅「我的日曆」區域,搵到你想share嘅calendar(如果係主calendar通常叫「主要」)
- 點擊calendar右邊嘅三點圖示,選擇「設定和分享」
- 喺「與特定使用者共用」下面,輸入你想share俾佢嘅人嘅email地址
- 選擇權限級別:
- 查看所有活動詳情 :對方可以睇晒calendar入面所有嘢,但唔可以改
- 變更活動 :對方可以加/改/刪活動
- 變更活動及管理共用設定 :對方可以改calendar設定,甚至可以share俾第啲人
- 按「傳送」,對方就會收到通知
💡 小貼士 :如果你用緊公司或學校嘅Google帳戶,可能要管理員開通先可以share俾外部email。
方法二:share單一活動
有時你可能唔想share成個calendar,只係想share某個特定活動:
- 打開你想share嘅活動
- 點擊「更多選項」(通常係鉛筆圖示)
- 喺活動編輯頁面搵到「來賓」部份
- 輸入你想邀請嘅人嘅email,用逗號分隔多個email
- 設定權限:
- 可以修改 :對方可以改活動詳情
- 可以邀請其他人 :對方可以再加人
- 可以查看來賓名單 :對方可以睇到仲有邊個被邀請
- 按「儲存」,對方會收到email通知
方法三:公開share calendar (適合公司/團體)
如果你想將calendar公開俾所有人睇(例如公司活動calendar):
- 同上面一樣去到你嘅calendar設定頁面
- 喺「公開日曆」部份,選擇「設為公開」
- 設定公開權限(通常建議只係「查看所有活動詳情」)
- 你可以copy個公開連結,直接send俾人,或者embed去網站
手機App點樣share?
香港人成日用手機,等小編教你喺手機點share Google Calendar:
Android用戶:
- 打開Google Calendar App
- 點擊左上角三橫線menu
- 喺「我的日曆」下面揀你想share嘅calendar
- 點擊calendar名右邊嘅三點,選「設定和分享」
- 輸入email同設定權限,同電腦版差唔多
iPhone用戶:
- 打開Google Calendar App
- 點擊底部「日曆」
- 搵到你想share嘅calendar,點擊右邊嘅「i」圖示
- 選擇「新增使用者」
- 輸入email同設定權限
進階分享技巧
1. 設定唔同權限俾唔同人
Google Calendar 最好用嘅地方係可以好彈性咁設定權限。例如: - 俾老闆「變更活動及管理共用設定」權限 - 俾同事「變更活動」權限 - 俾客戶只係「查看所有活動詳情」權限
2. 用顏色區分唔同share calendar
當你share咗好多calendar俾人,或者接收咗好多人share俾你嘅calendar,可以用顏色分類: 1. 喺左邊「我的日曆」或「其他日曆」下面 2. 點擊calendar名旁邊嘅顏色點 3. 選擇新顏色
3. 設定通知規則
當有人改咗share calendar入面嘅活動,你可以設定收通知: 1. 去返calendar設定頁面 2. 搵到「通知」部份 3. 設定你想收咩類型嘅通知(email/手機推送)
4. 建立一個只係for share嘅calendar
如果你唔想將主calendar share俾人,可以: 1. 喺Google Calendar左邊按「+」新增日曆 2. 建立一個新calendar(例如「工作會議」) 3. 只係將呢個calendar share俾相關人士
常見問題FAQ
Q1: 點解我share咗calendar但對方收唔到?
A: 可能原因: - 對方冇用你輸入嘅email登入Google - 你公司Google Workspace設定限制咗share俾外部人士 - 對方嘅通知被歸類去垃圾郵件 建議:可以叫對方直接去calendar.google.com睇下左邊「其他日曆」有冇出現
Q2: 可唔可以share俾非Google用戶?
A: 可以!有兩個方法: 1. 將calendar設為公開,然後send條link俾對方 2. 將單一活動export做.ics檔案send俾對方
Q3: 點樣取消share俾某人?
A: 好簡單: 1. 去返calendar設定頁面 2. 喺「與特定使用者共用」下面搵到嗰個人 3. 點擊右邊嘅垃圾桶圖示
Q4: share calendar會唔會連私人資料都俾人睇到?
A: 唔會!Google Calendar好安全: - 除非你特登設定,否則活動詳情唔會自動share - 你可以設定只係share「僅限空閒/忙碌」資訊,唔顯示活動內容
總結
Google Calendar嘅分享功能真係好強大,無論係工作上定私人生活都用得著。記住幾個重點: - 分清「share整個calendar」同「share單一活動」嘅分別 - 謹慎設定權限,避免俾太多權限唔相關嘅人 - 善用顏色分類,等自己唔會搞亂 - 手機同電腦都可以輕鬆share
希望呢篇教學幫到大家更好咁使用Google Calendar嘅分享功能!如果有咩唔明,歡迎留言問小編~