Google日曆顏色點樣幫你提升工作效率?專家教你5大實用技巧
1. Google日曆顏色點解咁重要?
Google日曆顏色唔單止令你個日程表靚啲咁簡單,其實佢係一個好強大嘅視覺管理工具!你知唔知道,原來我哋個腦對顏色嘅反應快過文字成60%?呢個就係點解咁多專業人士都鍾意用顏色分類Google日曆。
當你打開Google日曆,見到五顏六色嘅方塊,其實已經喺不知不覺間幫你個腦分類同記憶緊啲行程。想像下,如果你所有約會都係同一個顏色,你要逐個click入去睇先知係工作定私人約會,咁樣效率梗係低啦!
我有一個做會計師朋友阿明,佢話自從用顏色分類Google日曆後,佢嘅工作效率提升咗成30%!以前成日miss咗啲重要會議,而家一打開日曆就知道邊啲係urgent、邊啲可以慢慢處理。
2. 點樣設置Google日曆顏色?
基本設置方法:
- 首先打開你嘅Google日曆(電腦版或手機app都得)
- 喺左邊你會見到「我的日曆」下面有你嘅主要日曆
- 點擊日曆右邊嘅三點圖示,就會見到「顏色」選項
- 揀你鍾意嘅顏色就得啦!
專業小貼士 :如果你用緊Google Workspace企業版,仲可以自訂更多專屬顏色㗎!
進階設置技巧:
- 你可以為唔同類型嘅活動創建多個日曆,每個日曆用唔同顏色
- 例如:工作會議用藍色、私人約會用綠色、健身時間用紅色
- 手機app入面長按個event都可以改顏色
記住,顏色唔好亂揀!最好有一套系統,等你好快就認得出每種顏色代表咩。例如我習慣用紅色代表deadline,黃色係會議,綠色係私人時間,咁樣一眼就分到。
3. 5大顏色分類法提升工作效率
3.1 按工作性質分類
呢個方法最適合成日要處理多種任務嘅打工仔: - 藍色 :會議/討論 - 紅色 :緊急任務/死線 - 綠色 :創意工作時間 - 紫色 :行政工作 - 橙色 :跟進項目
3.2 按項目分類
如果你同時做緊幾個大project: - 每個project分配一個主色 - 相關會議、工作時間都用同一個色系 - 再加唔同深淺度表示進度
3.3 按優先次序分類
確保你第一眼就知邊啲嘢最緊要: - 紅色 :Urgent & Important - 橙色 :Important but not urgent - 黃色 :Urgent but not important - 藍色 :Neither urgent nor important
3.4 按時間類型分類
管理你嘅能量水平: - 綠色 :高效能時段(做最重要嘅工作) - 藍色 :一般工作時段 - 灰色 :休息/充電時間
3.5 按參與者分類
成日要同好多人開會?可以咁分: - 粉紅色 :同老細嘅會議 - 紫色 :團隊會議 - 青色 :客戶會議 - 啡色 :供應商會議
4. 進階技巧:顏色心理學應用
你知唔知道唔同顏色其實會影響我哋嘅工作效率同情緒?睇下點樣運用顏色心理學落Google日曆:
- 紅色 :提高警覺性,適合用喺deadline同urgent task。但唔好用太多,會令人stressful。
- 藍色 :令人冷靜同專注,最適合用喺需要深度思考嘅工作時段。
- 綠色 :減壓效果,可以用喺休息時間或者創意工作。
- 黃色 :令人開心同有energy,適合brainstorming時段。
- 紫色 :刺激創意,適合策劃同策略性工作。
我自己個日曆就係咁set: - 朝早9-11點(我最清醒嘅時段)用深藍色-做最重要嘅工作 - Lunch後1-3點(最眼瞓時段)用黃色-做啲比較輕鬆嘅工作 - 會議用淺藍色 - Deadline用紅色 - 私人時間用綠色
5. 常見問題解答
Q1: 點解我改咗顏色但唔見有變?
A: 可能係你只係改咗單一event嘅顏色,而唔係成個日曆嘅預設顏色。記住,要喺左邊「我的日曆」嗰度改先會影響全部event。
Q2: 可唔可以用自己嘅HEX顏色代碼?
A: 可以㗎!喺電腦網頁版,按日曆右邊嘅三點 > 顏色 > 自訂,就可以輸入你鍾意嘅HEX code。
Q3: 太多顏色會唔會好亂?
A: 絕對會!建議最多用5-7種主要顏色,太多反而會失去分類意義。你可以用深淺色嚟做細分。
Q4: 手機同電腦版顏色會唔會唔同步?
A: Google日曆嘅顏色設定係全平台同步嘅,但顯示出嚟可能會因為屏幕唔同而有少少色差。
6. 實用工具同插件推薦
想更進一步優化你嘅Google日曆顏色管理?可以試下呢啲工具:
- Calendar Colors (Chrome插件)
- 可以快速切換日曆顏色
- 提供更多顏色選擇
-
一鍵複製顏色設置到其他日曆
-
Rainbow Calendar
- 自動幫你嘅event分配顏色
- 根據關鍵字自動分類
-
適合懶人使用
-
Toggl Plan
- 結合項目管理同日曆功能
- 團隊協作時顏色分類更清晰
- 提供專業嘅顏色模板
7. 結語:由今日開始用顏色管理你嘅時間
記住,Google日曆顏色唔單止令你個schedule靚啲,其實係一個好強大嘅時間管理工具。由今日開始,花15分鐘set好你嘅顏色系統,之後你就會發現工作效率大大提升!
我建議你可以: 1. 首先決定用邊種分類方法(工作性質/項目/優先次序等) 2. 揀5-7種容易分辨嘅顏色 3. 堅持用同一套顏色系統至少兩星期 4. 根據實際使用體驗微調
你嘅Google日曆而家係咩顏色設定?留言分享下你嘅心得啦!如果你有更好嘅顏色管理技巧,都歡迎同大家分享㗎!