Google日曆顏色分類攻略:點樣分享比其他人?
一、Google日曆顏色分類有咩用?
Google日曆嘅顏色分類功能真係好實用,可以幫我哋將唔同類型嘅日程用顏色區分開嚟。例如:
- 工作會議用 藍色
- 私人約會用 粉紅色
- 家庭活動用 綠色
- 健身時間用 橙色
咁樣一打開日曆,即刻可以睇到今日有咩類型嘅活動,唔使逐個睇細節都知大概係咩性質。尤其係當你同時處理多個項目或者有多個日曆嘅時候,顏色分類簡直就係救星!
我記得上個月第一次用呢個功能,之前成日搞亂工作會議同私人約會,成日遲到或者記錯時間。自從用顏色分類之後,睇日曆即刻清晰晒,仲可以根據顏色快速判斷邊個會重要啲,邊個可以彈性處理。
二、基本顏色分類設定方法
2.1 點樣更改單個活動顏色?
- 打開Google日曆 (記住要用網頁版或者iOS/Android app都得)
- 撳落你想改顏色嘅活動上面
- 會彈出一個小視窗,撳右上角個顏色點點
- 揀你想要嘅顏色
- 撳"儲存"就搞掂
2.2 點樣為成個日曆設定默認顏色?
如果你想成個日曆 (例如"工作"或者"家庭") 都係同一隻色,可以咁做:
- 喺電腦版Google日曆左邊,搵到你想改嘅日曆
- 將老鼠hover喺日曆名上面,會見到三個點點出現
- 撳落去揀"日曆設定"
- 滾落去會見到"日曆顏色",撳落去就可以揀新顏色
- 系統會自動保存,唔使特別撳掣
小貼士 :你可以為唔同類型嘅日曆設定唔同顏色,例如: - 主日曆:藍色 - 家庭:綠色 - 健身:紅色 - 讀書:紫色
咁樣一望就知邊個活動屬於邊個範疇,管理時間就更加有效率啦!
三、進階顏色管理技巧
3.1 自定義顏色代碼
Google日曆提供咗12款預設顏色,但如果你覺得唔夠用,可以自定義更加精確嘅顏色:
- 跟上面方法打開日曆設定
- 撳"日曆顏色"
- 喺顏色選擇器底部撳"+"自定義顏色
- 可以輸入十六進制顏色代碼 (例如#FF5733)
- 撳"確定"保存
我個人推薦幾隻好用顏色代碼: - 緊急會議:#FF0000 (鮮紅色,特別搶眼) - 輕鬆活動:#32CD32 (淺綠色,睇落舒服) - 長期項目:#4682B4 (專業嘅藍色)
3.2 顏色使用策略
顏色分類唔係亂咁用㗎,最好定個規則:
- 按重要性分 :
- 紅色:超級重要/緊急
- 橙色:重要但唔急
-
藍色:常規事項
-
按類型分 :
- 綠色:健康相關 (運動、醫生約會)
- 紫色:創意工作 (寫作、設計)
-
黃色:社交活動
-
按能量需求分 :
- 深色:需要高度集中嘅工作
- 淺色:輕鬆簡單嘅任務
建議你將顏色分類規則寫低喺記事本或者日曆描述入面,等時間耐咗都記得返個系統點運作。
四、點樣同其他人分享顏色分類?
4.1 分享成個顏色分類日曆比人
Google日曆最正嘅功能就係可以分享比其他人,仲可以一齊編輯。要分享已經設定好顏色分類嘅日曆:
- 喺電腦版Google日曆左側,搵到你想分享嘅日曆
- Hover老鼠喺日曆名上,撳出現嘅三個點點
- 揀"設定和分享"
- 喺"分享特定日曆"部分,輸入你想分享比嘅人嘅電郵
- 設定權限:
- 查看所有活動詳情
- 更改活動
- 管理日曆分享設定
- 撳"發送"邀請
重要提示 :顏色分類設定會跟住日曆一齊分享出去,但對方都可以按自己喜好改顏色,唔會影響你原本設定。
4.2 分享顏色規則比團隊成員
如果你想團隊用同樣嘅顏色分類系統,但唔想真係分享日曆,可以:
- 將你嘅顏色分類規則寫低 (可以用Google Docs)
- 分享比團隊成員
- 叫佢哋各自喺自己日曆設定相同顏色系統
例如你可以咁寫:
團隊顏色分類標準:
- 紅色 (#FF0000):客戶會議
- 藍色 (#0000FF):內部會議
- 綠色 (#008000):截止日期
- 黃色 (#FFFF00):提醒事項
咁樣就算唔係共用同一個日曆,大家睇到顏色都知係咩類型嘅活動。
4.3 透過日曆訂閱分享顏色
另一個方法係創建一個公共日曆,然後讓其他人訂閱:
- 創建一個新日曆專門用嚟示範顏色分類
- 將佢設為公開 (設定>日曆設定>訪問權限)
- 比其他人日曆ID或者公開URL
- 佢哋可以喺自己Google日曆度"新增日曆">"從URL"
- 輸入你提供嘅日曆地址
咁樣佢哋就可以睇到你嘅顏色分類系統,但唔會影響佢哋自己嘅日曆。
五、顏色分類常見問題解答
5.1 點解我改咗顏色但對方睇唔到?
有幾個可能原因: 1. 對方可能冇"更改日曆"權限,只有查看權限 2. 對方可能喺手機app度睇,手機app有時同步會慢啲 3. 你改嘅可能只係單一活動顏色,而唔係成個日曆嘅默認顏色
解決方法: - 確認對方有足夠權限 - 叫對方refresh或者重新登入 - 如果係改單一活動顏色,要確認對方日曆顯示詳細內容
5.2 可唔可以導出顏色設定比其他人用?
Google日曆本身冇直接導出顏色設定功能,但你可以: 1. 截圖你嘅顏色設定 2. 列出顏色同對應類型嘅清單 3. 用Google Sheets創建一個顏色代碼表 4. 分享比你嘅團隊成員
5.3 顏色分類有冇數量限制?
Google日曆每個帳戶最多可以: - 有最多50個附加日曆 - 每個日曆可以獨立設定顏色 - 每種日曆有12種預設顏色 + 無限自定義顏色
所以一般使用絕對夠用,除非你係超級大公司要管理超多項目。
六、顏色分類最佳實踐
6.1 保持一致性
無論係個人定團隊使用,最好保持顏色分類一致性: - 同一類型活動永遠用同一隻色 - 新成員加入時提供顏色指南 - 定期檢查有冇人用錯顏色
6.2 唔好太多顏色
雖然顏色分類好有用,但太多顏色反而會造成混亂: - 個人使用建議5-7種主要顏色 - 團隊使用建議8-10種顏色 - 可以按大類分,例如所有會議一種色,所有截止日期另一種色
6.3 定期檢討顏色系統
隨著工作變化,顏色分類系統可能需要調整: - 每季度檢討一次顏色系統 - 移除唔再用嘅顏色類別 - 新增需要嘅新類別
七、總結
Google日曆嘅顏色分類功能真係好強大,尤其係當你識得正確使用同埋分享比其他人嘅時候。記住:
- 設定清晰嘅顏色規則
- 按需要分享日曆或者顏色分類系統
- 定期檢討同更新你嘅顏色系統
- 保持簡單一致,唔好過度複雜
掌握呢啲技巧之後,你嘅時間管理能力一定會大大提升,同團隊協作亦都會更加順暢。記得試下今日就設定好你嘅顏色分類系統,然後分享比需要嘅同事或者家人啦!
最後溫馨提示 :如果你發現顏色分類令日曆太花,可以暫時關閉顏色顯示 (日曆設定>視圖選項>取消勾選"使用日曆顏色"),需要時再開返。彈性使用先係王道!