Google Tasks 共用功能全攻略:一文教識你點樣同人分享待辦事項
一、Google Tasks 共用功能簡介
作為 Google 生態系統嘅一部分,Google Tasks 係一個簡單易用嘅待辦事項管理工具。唔少香港人都鍾意用佢來記低每日要做嘅嘢,但原來佢仲有一個好實用嘅功能 —— 任務共用 !今次我就同大家詳細講解點樣用呢個功能,等你可以同同事、家人或者朋友一齊協作完成任務。
Google Tasks 嘅共用功能雖然唔似 Google Docs 或者 Sheets 咁顯眼,但其實都好實用下。佢可以幫你: - 同屋企人一齊跟進家庭日常事務(例如買餸清單) - 同團隊成員分工合作項目任務 - 同朋友一齊計劃旅行行程 - 甚至可以用來做簡單嘅教學進度追蹤
二、Google Tasks 點樣設定共用?
方法一:透過 Google Calendar 共用任務清單
- 首先打開 Google Calendar (日曆)
- 你可以喺瀏覽器直接輸入 calendar.google.com
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或者用手機裝 Google Calendar app
-
轉到"Tasks"版面
- 喺網頁版右邊會見到 Tasks 側欄
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如果唔見可以撳右下角嘅"Tasks"圖示
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選擇你想共用嘅任務清單
- 喺"我的任務"下面會見到你所有嘅任務清單
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右鍵點擊你想共用嘅清單,選擇"共享此清單"
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輸入共用對象嘅電郵地址
- 你可以輸入你想共用俾嘅人嘅 Google 帳戶電郵
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設定權限(可以編輯或只係檢視)
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傳送邀請
- 撳"傳送"之後,對方就會收到通知
- 佢哋接受後就可以一齊編輯同睇到呢個任務清單
方法二:透過 Google Tasks 手機 app 共用
- 打開 Google Tasks app
-
Android 同 iOS 都有專用 app
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打開你想共用嘅任務清單
- 撳左下角嘅"≡"打開選單
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選擇你想共用嘅清單
-
撳右上角嘅三點選單
-
會彈出更多選項
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選擇"與人共用"
- 輸入對方嘅電郵地址
- 設定權限後傳送
溫馨提示: 目前 Google Tasks 嘅共用功能必須要透過 Google Calendar 或者 Tasks app 先做到,直接喺 Gmail 入面嘅 Tasks 側欄係做唔到共用㗎!
三、Google Tasks 共用後可以做到啲咩?
當你成功共用咗一個任務清單後,被共用嘅人可以做以下操作:
- 新增任務 :可以加入新嘅待辦事項
- 編輯任務 :修改現有任務嘅內容、到期日等
- 標記完成 :當完成咗某項任務可以 tick 返
- 刪除任務 :可以移除唔需要嘅項目
不過要注意嘅係,Google Tasks 暫時未有即時同步功能,所以如果兩個人同時編輯,可能會有少量延遲先睇到對方嘅修改。
四、Google Tasks 共用嘅常見問題 FAQ
Q1: 點解我搵唔到共用選項?
有幾個可能嘅原因: - 你可能用緊舊版 Google Tasks 介面 - 喺 Gmail 內置嘅 Tasks 側欄係冇共用功能嘅 - 你嘅 Google 帳戶可能係公司或學校帳戶,管理員限制咗共用功能
建議解決方法: - 直接打開 calendar.google.com 試下 - 或者下載最新版 Google Tasks 手機 app
Q2: 共用後可唔可以取消共用?
當然可以!操作步驟: 1. 打開 Google Calendar 2. 去返 Tasks 側欄 3. 右鍵點擊已共用嘅清單 4. 選擇"管理共享設定" 5. 移除你想取消共用嘅用戶
Q3: 最多可以同幾多人共用一個任務清單?
Google Tasks 冇明確說明共用人數上限,但實測可以同時同超過 10 個人共用都冇問題。不過人太多可能會影響同步速度。
Q4: 被共用嘅人需要有 Google 帳戶嗎?
一定要有! 因為 Google Tasks 係 Google 生態系統嘅一部分,所以被共用嘅人必須要有一個 Google 帳戶先可以接受邀請同編輯任務。
Q5: 共用後嘅任務會即時同步嗎?
Google Tasks 嘅同步速度雖然快,但唔係即時嘅。通常修改後 10-30 秒內會同步到其他人嘅裝置。如果想確保同步完成,可以手動下拉刷新清單。
五、Google Tasks 共用功能嘅限制
雖然 Google Tasks 共用好方便,但都有啲限制要留意:
- 冇歷史記錄功能 :如果任務被修改或刪除,係冇辦法復原㗎
- 冇通知功能 :當有人修改任務時,其他人唔會收到通知
- 冇細緻權限控制 :得"可以編輯"同"只可以檢視"兩種權限
- 冇子任務共用 :如果你使用子任務功能,共用時會當成普通任務顯示
六、Google Tasks 共用 vs 其他協作工具
講到任務共用,市面上仲有其他選擇,等我比較下:
| 功能 | Google Tasks | Trello | Asana | Microsoft To Do | |------|------------|-------|-------|---------------| | 免費 | ✓ | ✓(基本版) | ✓(基本版) | ✓ | | 中文支援 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | 手機app | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | 任務共用 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | 子任務 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | 檔案附加 | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ | | 時間追踪 | ✗ | ✓(插件) | ✓ | ✗ | | 甘特圖 | ✗ | ✓(插件) | ✓ | ✗ |
如果你只需要簡單嘅任務共用,Google Tasks 已經夠用。但如果需要更多進階功能,可能要考慮其他工具。
七、Google Tasks 共用嘅實用技巧
1. 家庭應用:買餸清單
同屋企人共用一個"買餸清單"任務清單,邊個發現屋企冇咩就可以直接加落去,其他人都會即時睇到。出去買嘢嘅人就可以直接跟住清單買,唔會漏!
2. 工作應用:項目分工
團隊可以將項目分解成多個任務,分配俾唔同人。每個人完成自己部分後可以 tick 返,項目負責人就可以一目了然知道進度。
3. 旅行規劃:行程安排
同朋友一齊計劃旅行時,可以共用一個"旅行準備"清單,各自認領任務(例如訂機票、book酒店、plan行程等),大家都可以睇到整體進度。
4. 學習應用:功課追蹤
家長可以同仔女共用一個"功課"清單,仔女可以將每日功課記錄落去,完成後 tick 返,家長就可以隨時了解學習進度。
八、總結
Google Tasks 嘅共用功能雖然簡單,但其實非常實用,特別係對香港人嚟講,成日都要同人協作處理不同事務。透過呢篇教學,希望你已經掌握咗點樣設定共用、管理共用同埋實際應用嘅技巧。
記住,Google Tasks 最適合用嚟處理簡單嘅共享任務,如果項目複雜或者需要更多功能,就可能要考慮其他專業嘅項目管理工具啦!
最後提提你,Google 成日都會更新佢嘅產品,所以如果你發現介面同我講嘅有少少唔同,可以留言話俾我知,等我更新教學內容幫到更多香港用家!