Google Tasks 共用全攻略：功能、限制同埋實用技巧
Google Tasks（Google 任務）係 Google 旗下嘅一個簡單易用嘅待辦事項管理工具，可以幫你整理日常任務、設定截止日期，甚至同人哋共用任務清單。不過，好多香港用家都對於「Google Tasks 共用功能」有唔少疑問，例如：「點樣同人哋分享任務？」、「共用有咩限制？」、「點解有時分享唔到？」等等。今次就等小編為大家詳細拆解 Google Tasks 共用功能嘅所有細節，仲會教你一啲實用技巧，等你可以更加有效率咁同團隊或者家人協作！
1. Google Tasks 共用功能簡介
Google Tasks 本身係整合喺 Gmail、Google Calendar 同埋 Google Drive 入面嘅工具，主要用嚟管理個人任務。但係，如果你需要同同事、家人或者朋友一齊跟進某啲任務，就可以利用「共用」功能，等大家都可以編輯同埋更新任務進度。
Google Tasks 共用嘅基本操作步驟：
1. 打開 Google Tasks（可以經 Gmail 右邊欄、Google Calendar 或者直接喺
tasks.google.com
進入）。
2. 選擇你想共用嘅任務清單（Task List）。
3. 點擊右上角嘅「三點選單」→「分享任務清單」。
4. 輸入對方嘅 Google 帳戶電郵，設定權限（編輯或僅查看）。
5. 完成後，對方就會收到通知，並且可以一齊管理呢個任務清單。
2. Google Tasks 共用有咩限制？
雖然 Google Tasks 共用功能好方便，但係都有以下幾個主要限制，用家要特別注意：
📌 限制 1：必須要係 Google Workspace 帳戶（舊稱 G Suite）
呢個係最多人遇到嘅問題！ 普通免費 Google 帳戶（@gmail.com）係冇得共用任務清單嘅 ，只有 Google Workspace（例如公司或學校提供嘅 @yourcompany.com 帳戶）先可以用到共用功能。
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解決方法
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- 如果你係個人用戶想共用任務，可以考慮轉用 Google Keep 或者 Google Docs 嘅待辦清單功能，呢啲工具支援免費共用。
- 如果真係要用 Google Tasks，建議升級做 Google Workspace 帳戶。
📌 限制 2：只能共用整個任務清單，唔可以單獨分享某個任務
Google Tasks 目前只可以分享「成個清單」，而唔可以獨立分享某一個任務。例如，如果你有一個「工作項目」清單，入面有 10 個任務，你只可以分享成個清單畀人，唔可以只分享其中一個任務。
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解決方法
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- 如果只係想分享特定任務，可以將個任務複製去一個新清單，再分享嗰個清單。
- 或者直接喺 Google Docs 或 Sheets 建立任務清單，再選擇性分享畀人。
📌 限制 3：共用權限只有「編輯」同「僅查看」兩種
唔似 Google Docs 可以設定「評論者」權限，Google Tasks 嘅共用權限只有：
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可以編輯
（對方可以新增、刪除、修改任務）
-
僅供查看
（對方只可以睇，但唔可以改）
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解決方法
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- 如果驚對方改錯嘢，可以設定「僅供查看」，再透過其他方式（如電郵或 Chat）溝通更新。
📌 限制 4：最多可以分享畀 100 人
每個任務清單最多可以分享畀 100 個用戶，對於一般小型團隊夠用，但如果係大型專案就可能要考慮其他工具（如 Asana 或 Trello）。
📌 限制 5：共用任務清單唔會同步通知更新
對方修改咗任務之後，你唔會收到通知，要靠自己定期檢查，或者用 Google Calendar 整合功能嚟追蹤。
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解決方法
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- 如果係重要任務，可以用 Gmail 或者 Google Chat 提醒對方更新。
- 或者將任務連接到 Google Calendar，等大家都可以喺日曆見到進度。
3. Google Tasks 共用實用技巧
雖然有啲限制，但只要識得活用，Google Tasks 共用功能仍然可以幫你提升工作效率！以下係幾個實用技巧：
🛠 技巧 1：將任務連結到 Google Calendar
如果你同團隊用緊 Google Calendar，可以將任務清單同步到日曆，咁就可以更清晰咁睇到每個人嘅任務同截止時間。
點做？
1. 打開 Google Calendar。
2. 喺右邊「任務」欄揀你想同步嘅清單。
3. 設定任務嘅截止日期，佢就會自動顯示喺日曆上面！
🛠 技巧 2：用 Gmail 整合任務
當你收到一封需要跟進嘅電郵，可以直接將佢轉換成任務，再分享畀團隊成員一齊處理。
點做？
1. 打開 Gmail，選擇一封電郵。
2. 點擊右鍵 →「新增至 Tasks」。
3. 然後去 Google Tasks 清單，分享畀需要協作嘅人。
🛠 技巧 3：用顏色分類任務清單
如果有多個任務清單（例如「工作」、「個人」、「家庭」），可以設定唔同顏色，等團隊成員更容易分辨。
點做？
1. 喺 Google Tasks 頁面，揀一個清單。
2. 點擊「三點選單」→「更改顏色」。
3. 揀一種顏色，咁就更容易分類！
4. 常見問題 FAQ
❓ Q1：點解我見唔到「分享任務清單」嘅選項？
A1：好可能你係用緊免費 Google 帳戶（@gmail.com），只有 Google Workspace 帳戶先有呢個功能。
❓ Q2：共用咗任務清單之後，對方點解睇唔到？
A2：檢查吓：
- 對方係咪用緊 Google Workspace 帳戶？
- 你有冇打錯對方電郵？
- 對方有冇喺 Google Tasks 左邊欄切換去「已共用嘅清單」？
❓ Q3：可唔可以取消共用？
A3：可以！只要去返個任務清單，點擊「三點選單」→「管理成員」，就可以移除對方嘅權限。
5. 總結
Google Tasks 嘅共用功能對於 Google Workspace 用戶嚟講係一個幾方便嘅協作工具，尤其適合小型團隊管理任務。不過，免費帳戶用唔到、只可以分享成個清單、權限選項較少呢啲限制，就可能會令部份用家卻步。
如果你需要更強大嘅協作功能，可以考慮其他工具如 Trello、Asana 或 ClickUp ，但如果你已經用開 Google 生態系統，Google Tasks 都係一個簡單易用嘅選擇！
希望呢篇文可以幫到你更了解 Google Tasks 共用功能，如果仲有其他問題，歡迎留言討論！🎯
