Google Tasks 共用全攻略:取消權限、共享技巧、常見問題一次解答
Google Tasks 係咩?點解要共用?
Google Tasks 係 Google 提供嘅一款簡單易用嘅待辦事項管理工具,可以同 Gmail、Google Calendar 無縫整合。好多打工仔、freelancer 甚至家庭主婦都會用佢來管理每日任務。
點解要共用 Google Tasks?
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團隊合作
:同同事一齊追蹤 project 進度
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家庭協調
:同家人 share 買餸清單、繳費提醒
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公私分明
:將私人任務同工作任務分開管理
但係有時 share 咗之後想收返權限,點算好?以下就教你詳細步驟!
取消 Google Tasks 共用權限嘅 3 種方法
方法 1:直接刪除共享清單
適用情況 :你想永久取消所有人嘅訪問權限
- 打開 Google Tasks (tasks.google.com)
- 喺左邊揀你想取消共用嘅任務清單
- 點擊清單名稱旁邊嘅「⋮」三個點圖示
- 選擇「刪除清單」
- 確認刪除
⚠️ 注意:刪除後所有任務都會消失,包括你自己嘅記錄!建議先用方法 2 備份
方法 2:移除特定共享成員
適用情況 :只係想取消某個人嘅權限
Google Tasks 本身無直接移除功能,但可以用呢個變通方法:
- 進入 Google Calendar (calendar.google.com)
- 左邊「我的日曆」搵到同 Tasks 關聯嘅日曆
- 點擊該日曆右邊嘅「⋮」>「設定和分享」
- 喺「與特定人士共享」下面搵到想移除嘅用戶
- 點擊該用戶右邊嘅垃圾桶圖標
方法 3:建立新清單取代舊清單
適用情況 :想保留任務但重新設定權限
- 喺 Google Tasks 創建新清單
- 將舊清單嘅任務逐個拖去新清單
- 刪除舊清單(參考方法1)
- 按需要重新分享新清單
Google Tasks 共用功能嘅 5 大限制
雖然好用,但 Google Tasks 嘅共享功能有啲不足:
- 無細緻權限控制 :
- 要麼「可編輯」,要麼「無權限」
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無「唯讀」或「部分任務可見」選項
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一定要綁定日曆 :
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必須透過 Google Calendar 先可以實現共享
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手機版功能閹割 :
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Android/iOS app 無直接共享按鈕
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通知系統薄弱 :
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隊友修改任務時無自動提醒
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歷史記錄缺失 :
- 無辦法睇返邊個改過邊個任務
進階技巧:點樣更有效率咁用共享 Tasks?
技巧 1:顏色分類法
- 用不同顏色標記唔同負責人:
- 🔴 紅色 = 阿陳負責
- 🔵 藍色 = 李小姐跟進
- 🟢 綠色 = 等客戶回覆
技巧 2:Emoji 密碼系統
- 喺任務名前面加 emoji 傳達狀態:
- ✅ = 已完成
- ❓ = 需要確認
- ⚠️ = 有問題阻滯
- 🕒 = 等第三方回覆
技巧 3:Gmail 整合術
- 直接將電郵拖去 Tasks 變成任務
- 右鍵點擊郵件 → 「添加到任務」
常見問題 FAQ
Q1:點解我明明 share 咗,但同事睇唔到?
A:可能原因:
- 對方無登入正確 Google 帳戶
- 你透過日曆共享但對方無開啟「任務」視圖
- 網絡緩存問題,試下 refresh 頁面
Q2:可以同非 Gmail 用戶共用嗎?
A:唔得!必須要有 Google 帳號先可以接收共享。
Q3:共享後對方可以刪除我嘅任務嗎?
A:可以!所有有編輯權限嘅人都可以修改/刪除任務,小心使用。
Q4:有無辦法知道邊個改過我嘅任務?
A:原生功能唔支援,可以用呢個 workaround:
1. 開啟 Google Docs
2. 新建文件並嵌入 Tasks
3. 利用 Docs 嘅版本歷史來追蹤修改
替代方案:5 款比 Google Tasks 更好嘅共享工具
如果 Google Tasks 嘅限制影響到你,可以考慮:
| 工具名稱 | 共享功能優勢 | 缺點 |
|----------|--------------|------|
|
Todoist
| 細緻權限設定、指派具體任務 | 收費版先有完整功能 |
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Microsoft To Do
| 與 Teams 完美整合 | 香港少人用 |
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Trello
| 視覺化看板、附件支援 | 太過複雜 |
|
ClickUp
| 專業級任務管理 | 學習曲線高 |
|
Notion
| 極度靈活自定義 | 手機版反應慢 |
總結:Google Tasks 共享嘅「要」與「不要」
✅
要咁做
:
- 定期清理唔再需要嘅共享清單
- 用日曆設定提醒deadline
- 建立命名規範方便團隊識別
❌
不要咁做
:
- 用相同清單管理公私事務
- 共享俾太多無關人員
- 依賴佢做複雜專案管理
希望呢篇指南幫到你更好地管理 Google Tasks!如果仲有其他問題,歡迎留言討論 👇