Google Tasks 共用 vs Google Calendar:功能大比拼
引言:Google Tasks 同 Google Calendar 有咩分別?
各位香港嘅打工仔同學生哥,相信大家都好常用 Google 嘅生產力工具嚟管理自己嘅日程同任務。但有冇諗過,Google Tasks 同 Google Calendar 雖然都係用嚟記低要做嘅嘢,但佢哋其實有好大分別㗎!特別係當你要同人「共用」(Share) 任務或者日程嗰陣,兩個工具嘅表現完全唔同。今次就等我同大家詳細分析下,等你可以精明選擇用邊個工具啦!
1. Google Tasks 共用功能詳解
1.1 Google Tasks 係咩嚟?
Google Tasks 係一個簡單直接嘅任務管理工具,可以幫你:
- 創建待辦事項清單
- 設定到期日同提醒
- 為任務加附註
- 將任務分類到唔同清單
佢嘅介面超級簡潔,冇咩花巧功能,就係專注喺「記低要做嘅嘢」呢件事上面。
1.2 Google Tasks 可以共用嗎?
直接答案:Google Tasks 本身冇正式嘅共用功能!
冇錯,呢個可能令你好失望,但現時嘅 Google Tasks 確實唔支援直接將任務清單分享俾其他人。呢點同 Google Calendar 嘅共用功能真係差好遠。
1.3 點樣變通實現 Google Tasks 共用?
雖然官方冇提供共用功能,但係有幾個「走盞」方法可以試下:
- 透過 Google Keep 整合 :
- 將 Tasks 清單同步到 Google Keep
- 然後喺 Keep 到分享俾其他人
-
缺點:唔能夠實時同步更新
-
使用 Google Docs 記錄 :
- 將你嘅 Tasks 手動抄落 Google Docs
- 再分享個 Doc 俾團隊成員
-
缺點:完全手動,好麻煩
-
利用第三方應用 :
- 有啲第三方 app 可以將 Google Tasks 匯出
- 然後再分享俾人
- 缺點:安全風險同額外成本
「咁麻煩,點解我唔直接用 Google Calendar 呀?」 你問得啱!所以下面我哋就要比較下兩者嘅分別。
2. Google Calendar 共用功能詳解
2.1 Google Calendar 共享功能
比起 Tasks,Calendar 嘅共用功能就完善好多:
- 完整共享 :可以將整個日曆分享俾特定人士
- 權限控制 :可以設定對方只能查看,或者可以編輯
- 公開選項 :仲可以將日曆設為公開俾任何人查看
2.2 實際應用場景
家庭例子 : - 阿媽可以將家庭活動日曆分享俾全家 - 咁樣大家就知道邊日要一齊食飯 - 邊個生日都可以預早準備
工作例子 : - 團隊主管分享項目deadline日曆 - 同事可以自己加會議同工作安排 - 避免預約撞時間
3. 功能大比拼:Tasks vs Calendar
3.1 界面同使用體驗
Google Tasks : - 極簡設計 - 專注單一任務記錄 - 冇太多額外選項
Google Calendar : - 完整日程視圖 - 可以睇到日、週、月嘅安排 - 整合咗會議邀請等功能
3.2 提醒功能
Tasks : - 可以設定任務到期提醒 - 但通知比較簡單
Calendar : - 提供多種提醒方式 - 可以設定多次提醒 - 整合Gmail通知
3.3 協作與共用
Tasks : - 幾乎冇共用功能 - 適合個人使用
Calendar : - 完整共用選項 - 適合團隊協作 - 權限管理完善
3.4 與其他Google服務整合
Tasks : - 整合Gmail(可以將電郵轉為任務) - 簡單顯示喺Calendar側邊欄
Calendar : - 深度整合Gmail會議邀請 - 連結Google Meet視像會議 - 可以結合Google Workspace其他工具
4. 實際應用建議:幾時用邊個?
4.1 咩情況下應該用 Google Tasks?
- 個人待辦事項 :自己記低要做嘅嘢,唔需要分享俾人
- 簡單購物清單 :記低要買咩,用手機隨時查看
- 快速記錄 :突然諗起要做嘅嘢,快速記低
4.2 咩情況下應該用 Google Calendar?
- 團隊協作 :需要多人睇到同編輯嘅日程
- 會議安排 :需要協調多人時間
- 長期規劃 :要睇成個月或者更長嘅計劃
- 資源預約 :例如預約會議室或其他共享資源
5. 進階技巧:點樣結合使用兩者?
雖然 Tasks 同 Calendar 各有專長,但其實佢哋可以互相配合使用㗎!
5.1 喺 Calendar 顯示 Tasks
- 打開 Google Calendar
- 去設定 > 一般設定
- 搵「任務」部分
- 開啟「在日曆上顯示任務」
咁樣你就可以喺 Calendar 到直接睇到你嘅 Tasks,方便規劃時間!
5.2 將 Calendar 活動轉為 Tasks
有時開完會有一堆跟進事項,你可以:
- 喺 Calendar 活動到加附註
- 將重要事項手動加到 Tasks
- 設定優先次序同截止日期
6. 替代方案:有冇更好嘅共用任務工具?
如果你真係好需要共用任務管理功能,可以考慮以下替代品:
6.1 Google Keep
- 簡單清單功能
- 可以多人協作
- 但缺乏進階任務管理
6.2 Trello
- 卡片式任務管理
- 完整團隊協作功能
- 視覺化工作流程
6.3 Asana
- 專業任務管理
- 強大團隊功能
- 適合複雜項目
7. 常見問題解答
Q1: 點解 Google Tasks 冇共用功能?
A: Google Tasks 設計原意係個人任務管理工具,唔係為團隊協作而生。Google 似乎想維持佢嘅簡單性。
Q2: Google Tasks 會唔會將來加入共用功能?
A: 有傳 Google 可能會改進 Tasks 功能,但目前未有官方消息。可以留意 Google Workspace 嘅更新公告。
Q3: 如果我一定要共用 Tasks,最好嘅方法是?
A: 暫時最好嘅方法係將重要任務手動加到 Google Calendar 或 Google Docs,然後分享呢啲內容俾團隊。
Q4: Tasks 同 Calendar 嘅提醒有咩唔同?
A: Tasks 提醒比較簡單,通常只係一次過通知;Calendar 可以設定多個提醒,仲會整合埋電郵通知。
Q5: 手機App上邊個好用啲?
A: Tasks 手機App極簡,適合快速記錄;Calendar App功能完整,但介面相對複雜少少。
8. 總結:點揀先最聰明?
最後比個總結各位:
- 自己一個人用 :Google Tasks 夠簡單直接
- 要同人協作 :一定要用 Google Calendar
- 重要任務 :就算用 Tasks 記低,最好都加落 Calendar 提醒自己
- 複雜項目 :考慮用專案管理工具如 Trello 或 Asana
希望呢篇詳盡分析幫到你了解 Google Tasks 同 Calendar 嘅分別同應用場景!記住,冇最好嘅工具,只有最適合你需要嘅工具。根據你嘅實際情況選擇,或者聰明地組合使用,先至係最有效率嘅工作方式!