Google Tasks 共用攻略:輕鬆提升團隊效率嘅終極指南
前言:點解Google Tasks共用咁重要?
各位打工仔、Team Leader同埋Freelancer們,你哋有冇試過成日因為工作分配混亂而搞到一鑊泡?又或者成日唔記得邊個負責邊個Task,最後Deadline殺到埋身先至發現漏咗嘢?Google Tasks嘅共用功能就係幫你解決呢啲問題嘅神器!
Google Tasks雖然係一個簡單嘅待辦事項工具,但佢嘅共用功能可以話係團隊協作嘅隱藏寶藏。今次我就同大家深入剖析點樣利用Google Tasks嘅共用功能,等你可以同團隊成員無縫合作,工作效率即刻提升幾倍!
基本概念:Google Tasks係咩嚟?
等我先同未用過嘅朋友簡單介紹吓先。Google Tasks(廣東話讀「咕咕任務」)係Google提供嘅一個免費待辦事項管理工具,可以同Gmail、Google Calendar同埋Google Drive完美整合。佢嘅介面簡單乾淨,操作直觀,最啱香港人「快、靚、正」嘅工作要求。
而家最新版本嘅Google Tasks更加入咗唔少團隊協作功能,包括任務分配、進度追蹤同埋即時更新通知,真係越嚟越好用!
Google Tasks共用功能詳解
1. 點樣開啟共用功能?
首先,你要知道Google Tasks本身並冇一個獨立嘅「共用」按鈕,佢嘅共用係通過Google Calendar實現嘅。步驟如下:
- 打開Google Calendar
- 左邊欄位找到「我的日曆」,Right Click你想共用嘅日曆
- 選擇「設定和共用」
- 喺「與特定人士共用」部分,輸入你想共用嘅人嘅Email
- 設定佢哋嘅權限(查看、編輯或管理)
- 按「傳送」就完成啦!
小貼士 :如果想共用個別Task而唔係整個日曆,可以將Task附加到Google Calendar嘅活動中,然後共用該活動。
2. 權限級別有咩分別?
Google Tasks嘅共用權限分為三級:
- 管理 :可以加/刪人、修改權限、刪改所有任務(大Boss級)
- 編輯 :可以加/刪/改任務(普通Team Member級)
- 查看 :只可以睇任務內容(適合外判或客戶睇進度)
3. 點樣分配任務比特定成員?
雖然Google Tasks冇直接分配功能,但你可以用以下Workaround:
- 喺Task標題前面加成員名,例如「[阿明] 準備季度報告」
- 用emoji代表唔同成員,例如「👨💻 寫程式」、「🎨 設計UI」
- 喺Task描述度@成員Email,等佢收到通知
進階技巧 :可以建立唔同嘅Task List代表唔同部門/專案,再共用比相關成員。
實戰應用:提升團隊效率嘅5大秘訣
秘訣1:建立清晰嘅Task結構
一個亂龍嘅Task List仲衰過冇!跟住呢個結構設定你嘅Task List:
- 專案名 為主Task List(例如「2023網站改版」)
- 子Task List按階段分(例如「需求收集」、「設計」、「開發」)
- 每個Task要有:
- 明確動作(用動詞開頭,如「撰寫」、「設計」)
- 負責人(用上述方法標示)
- 期限(一定要Set!)
- 優先級(用⭐️標示)
秘訣2:建立團隊Task管理規範
冇規矩不成方圓,團隊用Google Tasks都要有規則:
- 命名規則 :統一用「[人名] 動作 + 內容」格式
- 顏色標記 :用Calendar顏色區分唔同類型任務
- 更新頻率 :每日放工前更新進度(如「50%完成」)
- 已完成任務 :一星期清理一次,唔好留太多「已完成」
秘訣3:同其他Google工具整合用
Google Tasks強大之處在於可以同其他Google工具無縫整合:
- Gmail :直接將Email轉為Task,set埋Deadline
- Google Calendar :Task到期自動顯示,仲可以Set提醒
- Google Drive :喺Task描述度貼檔案連結,直接打開相關文件
- Google Meet :將會議跟進事項即時轉為Task
秘訣4:進階Filter技巧
當Task多起嚟,就要識得用Filter:
- 用「is:completed」睇已完成任務(增強成就感)
- 用「before:2023-12-31」睇今年到期嘅Task
- 用「has:description」搵有詳細說明嘅Task
- 自創標籤如「#緊急」、「#等回覆」方便分類
秘訣5:自動化流程設定
用Google Script或Zapier等工具可以將Google Tasks自動化:
- 收到特定Email自動建立Task
- Task到期前自動Send提醒比負責人
- Task完成後自動通知相關人員
- 將Google Forms提交嘅內容轉為Task
常見問題Q&A
Q1: Google Tasks同其他協作工具(如Trello、Asana)比有咩優點?
A: Google Tasks最大優勢係: - 完全免費 - 同Google生態完美整合 - 操作簡單,學習成本低 - 唔使安裝額外App,電腦手機隨時同步
適合中小型團隊或者簡單專案管理,如果係複雜專案就可能要考慮其他工具。
Q2: 共用後點解對方睇唔到我嘅Task?
A: 常見原因有: 1. 對方冇接受共用邀請(叫佢Check吓Email) 2. 權限設定錯誤(改為「編輯」權限試吓) 3. Task冇附加到共用日曆(確保Task有Set日期) 4. 對方用緊個人賬號而你共用比公司賬號(或相反)
Q3: 可以共用比非Gmail用戶嗎?
A: 可以!Google Tasks可以共用比任何有Email嘅用戶,但對方需要有Google賬號(唔一定要Gmail)先可以編輯Task。
Q4: 點解我改咗Task但隊友冇即時更新?
A: Google Tasks嘅同步通常有少少延遲(幾秒到一分鐘),如果耐都冇更新可以: 1. 叫隊友手動Refresh頁面 2. 檢查網絡連接 3. 試吓用網頁版而非手機App,通常同步更快
Q5: 有冇方法可以批量分配Task?
A: 現時Google Tasks未有批量分配功能,但可以用以下方法: 1. 用Google Sheets整理好Task清單,再用Google Script導入 2. 用「複製」功能快速建立類似Task再修改細節 3. 將一組Task設為Template,每次都複製Template再修改
進階技巧:Google Tasks API應用
對於IT人或者想更自動化管理嘅團隊,可以考慮用Google Tasks API:
- 自動生成每週報告 :用Script自動整理已完成/進行中Task
- 跨平台整合 :將Slack/MS Teams訊息轉為Task
- 數據分析 :統計團隊Task完成率、延遲率等KPI
- 自訂提醒 :根據Task緊急度發送唔同級別提醒
注意 :使用API需要基本編程知識,一般用戶可以直接用現成嘅第三方插件。
總結:Google Tasks共用最佳實踐
總括嚟講,要有效利用Google Tasks嘅共用功能提升團隊效率,記住以下黃金法則:
- 結構要清晰 :分門別類,命名一致
- 權限要適當 :唔好亂俾「管理」權限
- 更新要及時 :養成每日更新進度嘅習慣
- 整合要全面 :善用Google全家桶嘅協同效應
- 規則要統一 :團隊要有共同使用規範
Google Tasks可能冇其他專業專案管理工具咁多功能,但正正因為佢簡單易用,先至更容易被團隊接受同堅持使用。記住,工具只係工具,最重要係團隊要有良好嘅溝通同執行力!
希望呢篇指南可以幫到你哋團隊提升工作效率,等大家可以準時收工,Work Life Balance!如果有任何問題,歡迎隨時留言討論~ 😊