Google Calendar 教學:點樣同其他人分享你嘅日程?
Google Calendar 基本介紹
Google Calendar 係 Google 提供嘅免費日曆服務,可以話係打工仔同學生嘅恩物!無論係安排會議、記錄重要日子、定係計劃私人行程,Google Calendar 都幫到手。佢最正嘅功能就係可以同其他人分享你嘅日程,等大家都可以知道彼此嘅可用時間,安排會議就唔使再玩「猜猜我幾時得閒」嘅遊戲啦!
講真,我最初用 Google Calendar 都係貪佢可以同步喺手機同電腦,後來先發現分享功能咁好用。而家同 team member 夾 schedule 真係方便好多,個個都可以睇到我幾時忙、幾時得閒,約會時間一 click 就搞掂!
點樣開始用 Google Calendar?
如果你仲未用過 Google Calendar,首先要做嘅當然係開通個 account 啦:
- 登入 Google Account :用你嘅 Gmail 賬號登入 Google Calendar
- 基本設定 :第一次用可能要 set 下時區(記得揀返香港時區 GMT+8)
- 創建第一個活動 :試下 click 空白嘅時間段加個 event 玩下
唔使驚,Google Calendar 介面好 user-friendly,左邊有側邊欄顯示你嘅日曆,中間就係主日曆視圖。你可以揀日、週、月或者年視圖,我個人最鍾意用週視圖,一覽成個禮拜嘅安排。
Google Calendar 分享功能詳解
好喇,重點黎啦!今日主要教大家點樣同其他人分享你嘅 Google Calendar。呢個功能非常實用,尤其係:
- 公司團隊協作
- 家庭成員間協調行程
- 朋友約會 planning
- 活動籌備小組
分享整個日曆俾其他人
如果你想將成個日曆分享俾人(例如你嘅同事或者家人),可以跟以下步驟:
- 喺電腦版 Google Calendar 左邊「我的日曆」下面,搵到你想分享嘅日曆
- Click 日曆右邊嘅三點「更多」按鈕
- 揀「設定和分享」
- 喺「分享特定對象」部分,輸入你想分享俾佢嘅人嘅 email
- 設定佢嘅權限級別:
- 查看所有活動詳情 :對方可以睇晒你日曆入面所有 event 嘅細節
- 查看空閒/忙碌狀態 (僅限詳細資訊) :對方只能睇到你有空定係忙,睇唔到具體做緊咩
- 更改活動 :對方可以改你嘅日曆活動
- 更改分享和設定 :最高權限,對方可以改分享設定
- Click「傳送」掣
溫馨提示:如果你用緊公司 Google Workspace 賬號,可能會有多啲權限選項,視乎你公司嘅設定。
分享單一活動俾人
有時你可能唔想分享成個日曆,只係想分享某個特定活動,例如一個會議或者派對:
- 開你想分享嘅活動
- Click「更多選項」(通常係右下角嘅三個點)
- 揀「發送邀請給來賓」
- 輸入受邀者嘅 email 地址
- 設定活動嘅其他選項(例如係咪必需參加)
- Click「發送」
受邀者會收到 email 通知,活動會自動加入到佢哋嘅 Google Calendar 度。如果對方接受邀請,之後任何活動嘅改動(例如改時間或地點)都會自動同步俾所有參加者,超方便!
權限設定詳細解說
分享日曆時,權限設定好重要,唔好亂俾「更改分享和設定」權限啊!等我詳細解釋下每個權限級別:
- 僅查看空閒/忙碌狀態 :
- 對方只能睇到你某個時段係「空閒」定「忙碌」
- 睇唔到具體活動內容
-
適合俾一般同事或者唔太熟嘅人
-
查看所有活動詳情 :
- 對方可以睇晒你所有活動嘅標題、地點、描述等
- 但唔可以修改
-
適合俾助手或者親密家人
-
更改活動 :
- 對方可以加、刪、改你日曆嘅活動
- 但唔可以改分享設定
-
適合俾共同管理日曆嘅人,例如活動籌委
-
更改分享和設定 :
- 最高權限,可以改日曆設定甚至刪除日曆
- 通常只俾自己或者完全信任嘅人
記住,權限俾得太多可能會引致麻煩,例如有人不小心刪除咗你重要嘅會議!所以 share 之前要諗清楚俾幾多權限對方至夠。
公開你的日曆
除咗分享俾特定人士,你仲可以將日曆設為公開:
- 去日曆設定嘅「訪問權限」部分
- 搵「公開此日曆」選項
- 揀「公開此日曆」
- 設定公開程度:
- 只睇空閒/忙碌
- 睇所有活動詳情
公開日曆適合用嚟分享一啲公共活動,例如: - 公司假期安排 - 社區活動時間表 - 興趣班課程表
公開日曆會有個公開 URL,你可以放喺網站或者社交媒體俾人 subscribe。
透過連結分享日曆
唔想逐個 email 咁 share?你可以生成一個分享連結:
- 去日曆設定
- 搵「公開此日曆」部分
- 揀「取得可分享連結」
- 設定連結嘅權限級別
- Copy 個連結 share 俾人
咁樣做嘅好處係: - 唔需要收集所有人嘅 email - 可以放條 link 喺群組 chat 一次過 share 俾好多人 - 隨時可以撤銷條 link
不過要小心,如果條 link 流出咗,可能會有唔相關嘅人睇到你嘅日曆。所以定期更換條 link 或者 set 到期日係好習慣。
手機 app 點樣分享日曆?
好多人都係用手機管理日曆,咁手機 app 點 share 日曆呢?
Android 步驟 : 1. 開 Google Calendar app 2. Tap 左上角三橫線 menu 3. 揀你想 share 嘅日曆 4. Tap「共享日曆」 5. 輸入 email 或者從聯絡人中選擇 6. 設定權限 7. Tap「發送」
iPhone 步驟 : 1. 開 Google Calendar app 2. Tap 左上角三橫線 menu 3. Tap 日曆 icon 4. 喺你想 share 嘅日曆旁邊 tap「更多」(i icon) 5. 揀「共享日曆」 6. 輸入 email 7. 設定權限 8. Tap「完成」
手機版功能同網頁版大致相同,只係介面有啲唔同,慢慢習慣就會覺得好方便。
進階分享技巧
識得基本分享之後,等我分享幾個進階技巧俾你:
1. 設定預設分享權限
如果你成日要 share 日曆俾人,可以設定預設權限:
- 去日曆設定
- 搵「預設訪問權限」部分
- 揀你嘅預設設定:
- 僅查看空閒/忙碌
- 查看所有活動詳情
- 更改活動
咁樣之後新增嘅分享對象都會自動套用呢個權限,唔使次次 set。
2. 日曆疊加功能
你可以同時睇多個 shared calendar:
- 喺左邊「其他日曆」旁邊 click 「+」
- 揀「訂閱日曆」
- 輸入人哋 share 俾你嘅日曆 ID 或者 URL
- Click「訂閱」
咁你就可以同一個畫面睇晒自己同人哋嘅行程,用唔同顏色顯示,一目了然!
3. 資源預約功能
公司入面嘅會議室或者器材可以用 Google Calendar 嘅「資源」功能黎 book:
- 活動設定頁面
- 搵「房間」部分
- 輸入或者選擇你想 book 嘅資源
- 系統會自動檢查 availability 同埋幫你預約
呢個功能要管理員先 set 到,但如果公司有嘅話真係好方便,唔使再打電話去問會議室有冇人用!
常見問題解答
Q1: 點解我 share 咗日曆但對方睇唔到?
可能原因: - 對方冇 accept 你嘅分享邀請(叫佢 check 下 email) - 你 set 嘅權限太有限(試下提高權限) - 對方用緊其他日曆程式(建議直接用 Google Calendar)
Q2: 可唔可以 share 日曆俾冇 Google account 嘅人?
可以!你可以: 1. 將日曆設為公開 2. 生成 iCal 格式嘅連結 share 俾佢 3. 或者 export 成 PDF 傳俾佢
不過冇 Google account 嘅人會少咗啲功能,例如唔可以實時更新。
Q3: 點樣停止同某人分享日曆?
好簡單: 1. 去日曆設定 2. 搵「分享特定對象」列表 3. 喺想移除嘅人旁邊 click 「移除」 4. 確認
對方之後就睇唔到你個日曆喇。
Q4: 分享日曆會唔會將我所有私人活動都 show 俾人睇?
唔會!除非你 set 咗「查看所有活動詳情」權限。如果你想 keep 一啲活動私人: - 創建活動時 mark 為「私人」 - 或者將私人活動放喺另一個唔分享嘅日曆
總結
Google Calendar 嘅分享功能真係好強大,無論係工作上同 team member 協作,定係私人生活中同家人朋友夾 schedule 都非常有用。關鍵係記住:
- 清楚知道每個權限級別嘅分別
- 只俾必要嘅權限對方
- 善用公開連結方便群組分享
- 手機 app 都做到大部分分享功能
學識點樣 share 日曆之後,你嘅時間管理一定會更加有效率!快啲試下 share 你嘅日曆俾同事或者家人,體驗下協作嘅便利啦!如果仲有咩問題,歡迎留言討論~